Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подпунктом 1 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства», приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

2. Признать утратившими силу приказы Росархива:

от 2 марта 2020 г. N 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (зарегистрирован Минюстом России 20 мая 2020 г., регистрационный N 58396);

от 26 сентября 2022 г. N 117 «О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Росархива от 2 марта 2020 г. N 24» (зарегистрирован Минюстом России 27 октября 2022 г., регистрационный N 70716).

Руководитель

А.Н. Артизов

Утверждены
приказом Росархива
от __________ 2026 г. N ____

Правила
организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях

I. Основные положения

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее — Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 125-ФЗ).

2. Правила распространяются на государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, а также научные организации, включенные в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный Правительством Российской Федерации*(1) (далее — научные организации), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение отдельных категорий архивных документов.

Пункт 4, подпункт 2 пункта 8 главы I, главы XXVI, XXXIII , LII, LIII, LIV Правил не распространяются на государственные и муниципальные музеи и библиотеки, а также научные организации.

3. Государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации (далее — архивы) осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее — архивные документы) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органов местного самоуправления и Правилами.

4. Архивы при обеспечении установленных условий хранения, учета и использования могут принимать на хранение предметы, имеющие музейное значение, создавать фонд музейных предметов, а также включать их в состав Музейного фонда Российской Федерации*(2).

На основании законодательства в сфере музеев и Музейного фонда Российской Федерации архивы могут разрабатывать локальные нормативные акты, регламентирующие комплектование, учет, хранение и использование музейных предметов, отражающие специфику организации работы архива.

5. В Правилах используются термины и определения, применяемые в Федеральном законе N 125-ФЗ и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

6. При наличии в архиве информационной системы, в том числе размещенной на облачной платформе, соответствующей техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности*(3), архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов с использованием такой информационной системы.

7. Архив обязан обеспечить защиту сведений, содержащихся в архивных документах, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, и справочно-поисковым средствам к ним, а также переданных в архив на хранение в соответствии с условиями, установленными собственником или владельцем архивных документов*(4).

8. Архив представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела:

1) учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся в архиве и в источниках его комплектования;

2) отчетную и статистическую информацию о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов.

II. Организация хранения документов в архиве

9. Архивные документы в архиве систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов — архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям.

Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, жизни и деятельности гражданина (семьи, рода).

В случае изменения формы собственности организации, чей архивный фонд уже находится на хранении в архиве, формируется новый архивный фонд.

10. В целях организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов допускается формирование:

1) объединенного архивного фонда:

а) из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций, действовавших на определенной территории и (или) объединенных одним объектом деятельности, органа государственной власти (органа местного самоуправления) и подведомственных ему организаций, правопредшественников и правопреемников, а также двух и более человек, связанных между собой родственными, профессиональными или творческими связями;

б) из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности, и архивных документов вновь созданной организации-правопреемника (в случае передачи архивных документов организации-правопреемника в государственную или муниципальную собственность);

2) архивной коллекции — из разрозненных архивных документов, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому, хронологическому или иным).

11. Нефондовая организация архивных документов допускается только в отношении аудиовизуальных документов, систематизируемых по видам: кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы и видеодокументы.

12. Фондовая принадлежность архивных документов может быть изменена (произведено перефондирование) в случае обнаружения ошибок при их первоначальном фондировании.

Исторически сложившаяся архивная коллекция перефондированию не подлежит.

13. В случае реорганизации или ликвидации организации законченные делопроизводством (исполненные) документы включаются в ее архивный фонд, незаконченные делопроизводством документы, переданные в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последней.

14. В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, включаются архивные документы:

1) представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации;

2) коллегиальных органов организации;

3) образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации-должнику;

4) профсоюзных и иных общественных объединений (организаций), осуществлявших деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. N 82-ФЗ «Об общественных объединениях»;

5) назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора).

III. Требования к зданию и помещениям архива

15. Архив размещается в специализированном(ых) и (или) приспособленном(ых) здании(ях), отдельных помещениях, соответствующих общим требованиям безопасности к общественным зданиям и сооружениям*(5) и отвечающих нормативным требованиям к хранению архивных документов и условиям труда работников архива*(6).

16. Размещение архива в приспособленном здании (помещениях) допускается на основании заключений соответствующих технических специализированных организаций по результатам его (их) обследования (в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок) с участием руководителя архива или уполномоченного им лица, представителя уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления*(7).

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленном под архив здании должны быть изолированы от остальных его помещений.

17. Не допускается размещение архива:

1) в зданиях, в которых расположены продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества;

2) в зданиях, признанных ветхими и (или) аварийными, деревянных постройках и зданиях с печным отоплением;

3) в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением архивохранилищ, обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.

18. Помещения архива подразделяются на:

1) основные — для хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

2) вспомогательные — административно-хозяйственного, технического и бытового назначения.

19. К основным помещениям относятся:

1) архивохранилища;

2) читальный зал (просмотровый зал, комнаты прослушивания фонодокументов) с участками выдачи архивных документов и справочно-поисковых средств, временным хранилищем (далее — читальный зал);

3) помещения для приема, проверки состояния, физико-химической и технической обработки архивных документов, в том числе:

а) приема и временного хранения, адаптации архивных документов к новым условиям хранения после их перемещения (акклиматизации);

б) обеспыливания, переплета и реставрации (реставрационно-консервационной обработки) архивных документов;

в) страхового копирования и фотореставрации документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;

г) технического контроля, физико-химической и технической обработки аудиовизуальных и электронных архивных документов, страхового фонда и фонда пользования;

д) копирования архивных документов;

е) хранения учетных документов;

ж) размещения каталогов, научно-справочной библиотеки;

з) экспонирования архивных документов (выставочный зал);

и) размещения серверного оборудования и систем хранения данных.

Состав, расположение, оборудование основных помещений архива должны соответствовать требованиям, установленным главами IV и V Правил, и обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива.

20. Архивохранилище должно:

1) быть отделено от других помещений архива огнестойкими стенами и перекрытиями;

2) быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;

3) быть гидроизолировано;

4) иметь высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка;

5) иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества;

6) иметь беспрепятственные эвакуационные выходы к лифтам и лестничным клеткам;

7) не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.

IV. Оборудование для хранения архивных документов

21. Архив оснащается металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами. В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

Металлические стеллажи, используемые для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных архивных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем, должны быть размагничены и заземлены.

Допускается эксплуатация деревянных и смешанных стеллажей, установленных в архиве до вступления в силу Правил, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом.

22. Для хранения государственных наград и иных предметов, содержащих серебро, не допускается использование оборудования, окрашенного эмульсионными красками с содержанием казеина.

23. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилище без окон — с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования.

24. Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи устанавливаются с учетом соблюдения расстояния:

1) между рядами стеллажей (главный проход) — не менее 120 см;

2) между соседними стеллажами (проход) — не менее 75 см;

3) между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — не менее 75 см;

4) между стеной и торцом стеллажа (шкафа, сейфа) (обход) — не менее 45 см;

5) между потолком и верхней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) — не менее 50 см;

6) между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) — не менее 15 см;

7) между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) в цокольных этажах — не менее 30 см;

8) от стеллажа (шкафа, сейфа) до нагревательных и (или) отопительных устройств — не менее 100 см.

Мобильные стеллажи устанавливаются в соответствии с рекомендациями их производителей и с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части главного прохода, расстояний от внешних стен и потолка помещения, а также от нагревательных и (или) отопительных устройств.

25. Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются с учетом типоразмера оборудования.

26. Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом архивохранилище должны быть пронумерованы:

1) стеллажи, шкафы и сейфы — последовательно слева направо от входа в помещение;

2) полки стеллажей, шкафов и сейфов — сверху вниз, слева направо.

V. Нормативные режимы хранения архивных документов

27. Противопожарный режим в архиве регламентируется законодательством Российской Федерации в сфере пожарной безопасности*(8).

28. Архивохранилище документов на нитрооснове должно быть территориально отделено и изолировано от других архивохранилищ, а также снабжено дополнительной вытяжкой воздуха в его нижней зоне.

29. Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальным нормативным актом архива, а также договором (контрактом) на оказание услуг по обеспечению охраны объекта.

30. Организация пропускного и внутриобъектового режимов в архиве, в том числе порядок прохода на территорию (в помещения) архива, вноса и выноса, ввоза и вывоза архивных документов, их копий, справочно-поисковых средств, печатных изданий, музейных предметов, материальных ценностей, осуществляется в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой локальным нормативным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора (контракта) на оказание услуг по обеспечению охраны объекта.

31. Право на доступ в архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют:

1) руководитель архива, его заместитель и руководитель структурного подразделения, в обязанности которых входят вопросы обеспечения сохранности документов;

2) работники данного архивохранилища;

3) работники архива в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего;

4) иные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего, с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

32. Оснащение государственных и муниципальных архивов средствами антитеррористической защищенности осуществляется:

1) федеральных государственных архивов — в соответствии с требованиями к антитеррористической защищенности объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации*(9);

2) государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов — в соответствии с решениями органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления о выполнении требований к антитеррористической защищенности объектов (территорий), устанавливаемых законодательством Российской Федерации.

33. Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат помещения архива, в которых:

1) постоянно или временно хранятся архивные документы;

2) хранятся учетные документы архива;

3) установлено серверное оборудование и системы хранения данных.

34. Ежедневному опечатыванию по окончании рабочего дня подлежат:

1) помещения архива, указанные в пункте 33 Правил;

2) находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы, в которых временно размещены архивные документы, а также хранятся учетные документы.

35. Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, учетные документы архива, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны, другой — в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей.

36. В рабочее время в отсутствие работников помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть заперты на замок.

37. Архивные документы должны храниться в архивохранилище, в котором обеспечивается рециркуляция воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды.

38. Параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе должны составлять: температура 17 — 19°C, относительная влажность воздуха 50 — 55%.

39. Параметры воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов и физически обособленных носителей электронных архивных документов должны составлять:

Вид носителя (основы) документа	Температура воздуха (t) °C				Влажность воздуха () %
	черно-белые		цветные		черно-белые		цветные
	мин. с учетом допуска	макс. с учетом допуска	мин. с учетом допуска	макс. с учетом допуска	мин. с учетом допуска	макс. с учетом допуска	мин. с учетом допуска	макс. с учетом допуска
кинодокументы
Нитрооснова (из нитроцеллюлозы)	0	+10	-5	+5	40	50	40	50
безопасная основа (из триацетатцеллюлозы или полиэтилентерефталата)	+2	+15	-5	+5	40	50	40	50
фотодокументы
Пленка	+8	+15	-5	+5	40	50	40	50
Фотобумага	+17	+19	+2	+5	40	50	40	50
Стекло
Амбротип	+8	+15	-5	+5	40	50	40	50
Дагерротип
Ферротип
фонодокументы, видеодокументы
на магнитной ленте,	мин. +8				мин. 45
магнитных носителях	макс +18				макс. 65
физически обособленные носители электронных архивных документов
на магнитных дисках и дисковых накопителях	мин. +8 макс +18				мин. 45 макс. 65
на оптических дисках	мин. +10 макс. +23				мин. 20 макс. 50

40. Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5 °C и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

41. В помещениях архива с нерегулируемым температурно-влажностным режимом допускается временное (до 120 рабочих дней) хранение архивных документов при температуре 20 +/- 5 °C и относительной влажности воздуха 50 +/- 10% при проведении их физико-химической и технической обработки, предусмотренной главой XI Правил, и при использовании.

42. Контроль за температурно-влажностным режимом в архивохранилище обеспечивается размещением в одной или нескольких контрольных точках (в зависимости от конструкционных особенностей и кубатуры) архивохранилища на высоте не менее 1 м, вдали от отопительных и вентиляционных систем, комплекта контрольно-измерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или термогигрометра.

43. Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток:

1) в кондиционируемом архивохранилище — 1 раз в неделю;

2) в некондиционируемом архивохранилище — 2 раза в неделю;

3) при несоответствии параметров нормативным требованиям — 1 раз в сутки.

Архив обязан проводить поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов в соответствии с технической документацией к ним.

При отсутствии в здании архива автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в регистрационном журнале, в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

44. Архивные документы помещаются в первичные средства хранения, предусмотренные главой VI Правил.

45. В архивохранилище допускается:

1) естественное освещение при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи;

2) использование ламп с пониженным уровнем ультрафиолетового излучения.

Применение ламп накаливания в архивохранилищах не допускается.

46. Архивные документы должны быть защищены от светового воздействия при проведении физико-химической и технической обработки, предусмотренной главой XI Правил, и при использовании.

47. Санитарно-гигиенический режим в архиве должен соответствовать нормативам и требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор*(10).

48. Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.

49. Архивные документы (выборочно, но не менее 0,01% от общего количества единиц хранения) и архивохранилище не реже двух раз в год (в начале и конце отопительного сезона) подлежат энтомологическому и микологическому осмотру.

50. Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, — дезинфекции, дезинсекции, дератизации.

51. При работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки, с государственными наградами, а также единицами хранения, имеющими в оформлении или в приложении к ним металлы, — силиконовые или нитриловые одноразовые перчатки.

VI. Первичные средства хранения

52. Архивные документы подлежат размещению:

1) на бумажном носителе — в коробках, папках, конвертах;

2) аудиовизуальные — в коробках и бюксах, упаковочных ящиках для фильмов (яуфах), конвертах;

3) электронные на физически обособленных носителях — в упаковке (первичном средстве хранения);

4) государственные награды — в жестяных, картонных или пластмассовых коробках высотой 1,5 — 2 см, превышающих на 1 см размер предмета по ширине и глубине (без учета крышек). На дно коробки кладется карточка из чертежной или рисовальной бумаги с данными о предмете.

53. Допускается хранение архивных документов на бумажном носителе в связках и картотечных ящиках в соответствии с рекомендациями уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

54. Для хранения предметов из серебра запрещается использование картона, бумаги и текстильных материалов, содержащих в своем составе серу.

55. Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем.

Допускается дополнение ярлыка:

1) полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой;

2) названием архивного фонда;

3) указанием порядкового номера первичного средства хранения в пределах описи и(или) фонда;

4) штрих-кодом, радиочастотным идентификатором;

5) отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время, отметками об отнесении к группе защиты архивных документов (I, II, III) и(или) об очередности эвакуации;

6) отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения;

7) отметкой об ограничении доступа к архивным документам, предусмотренной пунктом 300 Правил.

56. Архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании, предусмотренном пунктом 21 Правил.

Во всех помещениях архива не допускается размещение, включая временное, архивных документов на полу и подоконниках, в транспортной таре.

VII. Размещение архивных документов

57. Место хранения архивных документов определяется планом (схемой) размещения архивных фондов, утверждаемым руководителем архива, с учетом необходимости локализации архивных документов, для которых установлен особый режим хранения.

58. Отдельному от других архивных документов (обособленному) хранению подлежат архивные документы:

1) содержащие сведения, составляющие государственную тайну;

2) кинодокументы на нитрооснове;

3) подвергшиеся биологическому поражению;

4) переданные на временное хранение в архив по договору и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

59. Сейфовому хранению с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями подлежат единицы хранения, включающие:

1) уникальные документы;

2) в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни;

3) государственные награды и документы к ним.

60. Уникальные документы передаются на сейфовое хранение в срок не более 10 рабочих дней с даты получения архивом решения Центральной экспертно-проверочной комиссией уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (далее — ЦЭПК) об их включении в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

61. Местонахождение архивных документов закрепляется в пофондовом (приложение N 1 к Правилам) и постеллажном (приложение N 2 к Правилам) топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

62. При ведении топографических указателей:

1) на бумажном носителе — один из его экземпляров хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй — в соответствующем архивохранилище;

2) в электронном виде — в информационной системе архива.

Все изменения в местонахождении архивных документов фиксируются в топографических указателях, а также отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов.

VIII. Хранение печатных изданий, музейных предметов

63. Хранение, проведение проверки наличия и состояния печатных изданий и музейных предметов осуществляется в соответствии с требованиями, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры для библиотечных фондов и Музейного фонда Российской Федерации*(11).

IX. Проверка наличия и состояния архивных документов.
Организация розыска необнаруженных документов

64. Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния (далее — проверка наличия) в плановом порядке в сроки, предусмотренные пунктом 66 Правил.

65. Внеплановая проверка наличия (сплошная или выборочная) назначается:

1) при смене руководителя архива и (или) заведующего архивохранилищем;

2) после массового перемещения, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;

3) при реорганизации архива.

66. В государственном архиве, музее, библиотеке, научной организации плановая (цикличная) проверка наличия проводится:

1) уникальных документов — ежегодно (с полистным просмотром);

2) единиц хранения, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, — ежегодно;

3) особо ценных документов — один раз в 10 лет;

4) аудиовизуальных документов — один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов — один раз в 15 лет);

5) кинодокументов на нитрооснове — один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется архивом самостоятельно в зависимости от интенсивности использования архивных документов, но не может быть реже одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке — один раз в 15 лет).

В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая (цикличная) проверка наличия проводится один раз в 10 лет.

67. В начале проверки наличия проводится выверка учетных документов.

68. Результаты проверки наличия фиксируются в:

1) листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов (при проверке архивного фонда объемом до 100 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов) (приложение N 3 к Правилам);

2) акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 4 к Правилам);

3) и при необходимости:

актах о технических ошибках в учетных документах (приложение N 5 к Правилам); об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных (приложение N 6 к Правилам); о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 7 к Правилам).

69. В ходе проверки наличия не допускается:

1) вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

2) делать какие-либо пометки, исправления или записи в основных (обязательных) учетных документах.

70. По окончании проверки наличия:

1) вносятся изменения в учетные документы (при необходимости);

2) в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются отметка «Проверено», дата, должность, подпись (с расшифровкой) работника, производившего проверку, или, в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставляется итоговая запись;

3) первичные средства хранения опечатываются с проставлением отметки, которая содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива.

71. Сведения о необнаруженных при проведении проверки наличия делах, документах включаются в картотеку (перечень) необнаруженных архивных документов (приложение N 8 к Правилам). Архив ведет централизованный учет необнаруженных архивных дел, документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

72. Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия, проводится в течение срока не менее двух цикличных проверок наличия документов соответствующего архивного фонда в соответствии с рекомендациями уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

73. При отрицательном результате розыска архивных документов составляется акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 9 к Правилам), и справка о проведении розыска.

74. Архив снимает с учета архивные документы в соответствии с локальным актом, изданным на основании акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 9 к Правилам) и решения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела в случае, если:

1) причины их отсутствия подтверждены документально;

2) пути их розыска исчерпаны.

75. В случае установления факта предположительного хищения архивного документа (его части) архив обязан незамедлительно обратиться с заявлением в правоохранительные органы, а также проинформировать соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и учредителя архива*(12).

X. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов, выявление архивных документов с повреждениями носителей и информации

76. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится:

1) в ходе проверки наличия и состояния архивных документов;

2) в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации;

3) при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища;

4) при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

77. При полистной проверке физического состояния выявляются архивные документы на бумажном носителе с:

1) повышенной влажностью;

2) биологическими поражениями;

3) дефектами бумаги и текста.

78. При проверке физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов определяются:

1) состояние упаковки;

2) наличие стандартных ракордов;

3) техническое состояние поверхности и перфорационных дорожек и склеек;

4) наличие загрязнений и механических повреждений;

5) стабильность пленки на нитрооснове;

6) шаг перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

7) коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя;

8) наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

9) электроакустические характеристики;

10) параметры видеодокументов в видеоканале;

11) качество изображения;

12) наличие размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков носителя записи;

13) наличие коррозии на поверхности металлических граморигиналов;

14) наличие уксусного синдрома триацетатной пленки;

15) воспроизводимость;

16) наличие внешних повреждений носителей;

17) потребность в миграции на новые носители.

79. По результатам проверки физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов составляется акт в произвольной форме, в котором отражается необходимость (отсутствие необходимости) проведения их физико-химической и (или) технической обработки (согласно главе XI Правил) и, в зависимости от состояния документов, указываются рекомендуемые сроки проведения следующей проверки.

80. Архив ведет учет физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражаются:

1) для документов на бумажном носителе:

а) в листе-заверителе дела (приложение N 10 к Правилам);

б) в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложения N 3 и N 4 к Правилам);

в) в карточке учета архивных документов на бумажном носителе с повреждениями текста/носителя (приложение N 11 к Правилам);

г) в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов;

2) для аудиовизуальных документов — в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента (приложения N 12-15 к Правилам);

3) для электронных архивных документов — в карточке учета технического состояния носителя электронного архивного документа (только для электронных архивных документов на физически обособленных носителях) (приложение N 16 к Правилам).

XI. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов

81. Архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей проводит физико-химическую и техническую обработку архивных документов:

1) в плановом порядке — по результатам проверки физическо-химического, технического и биологического состояния (согласно главе X Правил) по очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к особо ценным документам, физического состояния и интенсивности использования;

2) внепланово — в случае чрезвычайных ситуаций, повлекших порчу архивных документов, а также при их биологическом поражении.

82. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов включает:

1) дезинфекцию, дезинсекцию;

2) реставрацию (реставрационно-консервационную обработку);

3) фотореставрацию документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;

4) страховое копирование;

5) переплет;

6) обеспыливание;

7) обработку в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением сушки, замораживания, дезактивации и других видов специальной обработки.

XII. Признание архивных документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии и неисправимо поврежденными

83. Архивные документы признаются находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком, устанавливаемым уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства*(13).

Архивные документы, признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, ставятся на учет в соответствии с пунктом 84 Правил для проведения физико-химической и технической обработки.

84. Архивный документ, физическое состояние которого исключает возможность восстановления его материального носителя и использования (воспроизведения) содержащейся в нем информации, признается неисправимо поврежденным.

Архив снимает с учета неисправимо поврежденные архивные документы в соответствии с локальным актом, изданным на основании акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 7 к Правилам) и решения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

XIII. Выдача архивных документов

85. Выдача подлинников архивных документов производится на основании письменного разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:

1) пользователям в читальный зал архива (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 86 Правил);

2) на экспонирование (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 92 Правил);

3) работникам архива для выполнения служебных заданий;

4) для проведения физико-химической и технической обработки, создания страхового фонда и фонда пользования;

5) во временное пользование организации-фондообразователю или ее правопреемнику (при наличии гарантийного письма о последующем возврате);

6) во временное пользование уполномоченному федеральному органу исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства для рассмотрения вопроса о возможности отнесения архивных документов к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, или снятия с них такого ограничения;

7) судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам*(14).

86. На основании заключения комиссии, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом, производится выдача пользователям архивных документов:

1) уникальных;

2) имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, а также государственные награды и документы к ним;

3) имеющих копию фонда пользования;

4) признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с пунктом 83 Правил;

5) с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету дела и архивным документам.

87. Выдача заключений о возможности либо невозможности выдачи по заказу пользователя подлинника архивного документа осуществляется постоянно действующей комиссией архива, состоящей из не менее трех специалистов в области обеспечения сохранности архивных документов.

Пользователь, заказавший подлинник указанного в настоящем пункте архивного документа, уведомляется о необходимости рассмотрения этого вопроса комиссией. Уведомление пользователя производится устно или по его требованию — письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.

Срок подготовки заключения комиссии и передачи его руководителю архива или уполномоченному им лицу не должен превышать 20 рабочих дней со дня оформления пользователем заказа (требования) на выдачу подлинника архивного документа.

Заключение должно содержать:

название архива;

дату составления и номер заключения;

вводную часть, в которой излагается основание проведения заседания комиссии со ссылкой на заголовок и архивный шифр архивного документа, возможность либо невозможность выдачи которого пользователю является предметом заседания комиссии;

основную часть, содержащую доводы комиссии, послужившие основанием для дачи заключения;

заключительную часть, содержащую вывод о возможности либо невозможности выдачи подлинника архивного документа.

Заключение подписывается всеми членами комиссии с указанием их должностей и расшифровкой подписей и передается руководителю архива или уполномоченному им лицу для утверждения.

Руководитель архива или уполномоченное им лицо после получения заключения комиссии утверждает его в течение двух рабочих дней.

Уведомление пользователя производится в течение пяти рабочих дней устно или по его требованию — письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.

Утвержденное заключение комиссии передается заведующему архивохранилищем или замещающему его должностному лицу и служит основанием для выдачи (невыдачи) пользователю подлинника архивного документа.

Заключение регистрируется в книге учета заключений и включается в дело архивного фонда, к составу которого отнесен архивный документ.

88. Выдача архивных документов производится на основании заказа (требования) (приложение N 17 к Правилам) или акта о выдаче архивных документов во временное пользование (приложение N 18 к Правилам) в соответствии с пунктом 91 Правил. Заказ архивных документов пользователями может осуществляться через информационную систему архива.

89. Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи из архивохранилища, которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи, или в информационной системе архива.

90. Получение каждой единицы хранения подтверждается в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища (приложение N 19 к Правилам) подписью (с расшифровкой) работника архива, которому они были выданы, возврат — работника архивохранилища, или фиксируется в информационной системе архива.

91. На место хранения выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель (приложение N 20 к Правилам), в которой указываются архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия и инициалы работника архива или пользователя.

92. Выдача архивных документов для экспонирования вне архива осуществляется на основании разрешения:

1) соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела — для государственных архивов;

2) органа местного самоуправления — для муниципальных архивов.

93. Выдача копий фонда пользования, хранящихся вне читального зала архива, производится по письменному разрешению заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности документов, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов).

94. Архивные документы (за исключением документов по личному составу в случае исполнения запросов социально-правового характера) при выдаче из архивохранилища подлежат полистной проверке с проставлением отметки в листе-заверителе соответствующего дела:

1) работником архивохранилища — перед выдачей архивных документов;

2) работником читального зала — при сдаче архивных документов пользователем для возврата на место постоянного хранения;

3) работником архивохранилища — при сдаче архивных документов лицом, которому они выдавались для выполнения служебного задания или во временное пользование.

95. Выдаваемые архивные документы должны иметь:

1) нанесенные непосредственно на них и (или) первичное средство хранения, в котором они находятся, архивный шифр (пункт 135 Правил);

2) лист-заверитель дела (пункт 139 Правил);

3) лист использования архивных документов (приложение N 21 к Правилам);

4) копию страхового фонда и (или) копию фонда пользования (при экспонировании).

96. Архивные документы выдаются на срок:

1) до 20 рабочих дней — пользователю в читальный зал (кроме особо ценных документов, документов, доступ к которым ограничен, выдаваемых на срок не более 10 рабочих дней);

2) до 120 рабочих дней — для выполнения работником архива служебного задания;

3) до 120 рабочих дней — уполномоченному федеральному органу исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства для рассмотрения вопроса о возможности отнесения архивных документов к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, или снятия с них такого ограничения.

Выдача архивных документов для экспонирования, проведения физико-химической и технической обработки вне архива осуществляется на срок, определенный соответствующим договором.

Сроки выдачи архивных документов во временное пользование:

фондообразователю или его правопреемнику определяются архивом по согласованию с ним, но не могут превышать шести месяцев;

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации*(15).

97. Контроль за соблюдением сроков выдачи архивных документов осуществляется:

1) путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал;

2) в автоматическом режиме в информационной системе архива.

При выявлении фактов нарушения сроков возврата архивных документов архив обязан принять меры по их возвращению на место хранения.

98. В случае умышленного повреждения архивного документа архив обязан:

1) зафиксировать факт повреждения архивного документа;

2) обеспечить сохранность всех частей поврежденного архивного документа;

3) незамедлительно обратиться с заявлением в правоохранительные органы, а также проинформировать соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и учредителя архива;

4) принять меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

XIV. Перемещение архивных документов

99. Перемещение архивных документов осуществляется:

1) между территориально удаленными зданиями на место их дальнейшего постоянного хранения — с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления*(16);

2) в остальных случаях, — с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

100. Для проведения перемещения архивных документов допускается привлечение сторонней организации по договору.

101. При транспортировке архивных документов вне архива должны быть:

1) соблюдены условия, предотвращающие воздействие на них вредных факторов окружающей среды и механических повреждений посредством применения специальных тары и упаковки;

2) обеспечено их сопровождение работником архива в случае перевозки транспортным средством.

XV. Временный вывоз архивных документов за пределы территории Российской Федерации

102. Оформление временного вывоза архивных документов за пределы территории Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации*(17) и Таможенным кодексом Евразийского экономического союза*(18).

XVI. Выявление уникальных и особо ценных документов

103. Выявление уникальных документов архив проводит в соответствии с положением о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации*(19).

104. Отнесение архивных документов к особо ценным осуществляет экспертно-проверочная комиссия (далее — ЭПК) соответствующего федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации, экспертная фондово-закупочная комиссия государственного, муниципального музея, экспертная комиссия государственной, муниципальной библиотеки*(20).

XVII. Страховой фонд

105. На уникальные и особо ценные документы архив создает самостоятельно и (или) с привлечением на договорной основе сторонней организации страховой фонд.

106. Очередность страхового копирования определяется архивом с учетом физического состояния и интенсивности использования архивных документов.

107. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы (единицы учета).

108. При приеме изготовленных страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния.

109. Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка страхового фонда проводятся в том же порядке, что и аудиовизуальных документов согласно главам IX и X Правил.

110. Страховой фонд архива должен храниться территориально обособленно от архивных документов:

1) федеральными архивами — в федеральном казенном учреждении «Центр хранения страхового фонда» (далее — ЦХСФ);

2) государственными и муниципальными архивами — в ЦХСФ или в специальном архивохранилище, расположенном на территории субъекта Российской Федерации.

Разрешение на передачу страхового фонда в ЦХСФ дает уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства по обращению федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела*(21); в специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации, — уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела*(22).

111. Прием страхового фонда архива на территориально-обособленное хранение осуществляется на основании приказа соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела и оформляется актом*(23) (приложение N 22 к Правилам).

XVIII. Фонд пользования

112. Архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей создает фонд пользования на хранящиеся в нем архивные документы, доступ к которым не ограничен:

1) в аналоговом виде (в комплекте со страховым фондом);

2) в электронном виде (электронный фонд пользования).

В фонд пользования включаются полностью скопированные единицы хранения (единицы учета).

Копии отдельных архивных документов могут включаться в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

113. В фонд пользования не включаются копии архивных документов, в отношении которых рассматривается вопрос об отнесении их к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

При наличии в архиве ранее созданных копий архивных документов, доступ к которым позднее был ограничен, архив обеспечивает изолированное хранение копий и соблюдение ограничений на доступ к ним.

114. Фонд пользования, создаваемый одновременно со страховым фондом, изготавливается в комплекте, включающем:

1) для архивных документов на бумажном носителе — одну микроформу второго поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы первого поколения, и одну микроформу третьего поколения, изготовленную с микроформы второго поколения;

2) для кинодокументов — одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов); допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм;

3) для фотодокументов — один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив.

115. Электронный фонд пользования создается в двух экземплярах:

1) на архивные документы на бумажном носителе — путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе;

2) на фотодокументы — путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе;

3) на кинодокументы, фотодокументы и видеодокументы — путем оцифровки подлинника.

116. Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий:

1) фотокопии — в том же архивохранилище, где и подлинники архивных документов, с которых они были изготовлены, на отдельных стеллажах или в шкафах по порядку архивных шифров;

2) копии на микроносителе — в архивохранилище, отвечающем условиям хранения аудиовизуальных документов (согласно пункту 39 Правил) по порядку архивных шифров.

117. Электронный фонд пользования хранится:

1) на физически обособленных носителях — в помещениях, обеспечивающих хранение электронных архивных документов, по порядку архивных шифров;

2) в информационной системе архива, в государственной (региональной) системе.

118. Выдача фонда пользования осуществляется:

1) на микроносителе — взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIII Правил;

2) в электронном виде:

а) на физически обособленных носителях — взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIII Правил;

б) посредством информационной системы архива;

в) посредством государственной и(или) муниципальной информационной системы*(24).

119. Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка фонда пользования на микроносителе проводится в том же порядке, что и для аудиовизуальных документов (согласно главам X — XII Правил).

XIX. Страхование архивных документов

120. Страхованию на время предоставления для экспонирования в соответствии с пунктом 277 Правил подлежат:

1) уникальные документы;

2) документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за пределы территории Российской Федерации.

121. Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации*(25).

122. Страховая оценка архивных документов проводится архивом самостоятельно и оформляется актом страховой оценки архивных документов (приложение N 23 к Правилам).

XX. Общие требования к ведению учета архивных документов

123. Архив ведет государственный учет архивных документов, в том числе централизованный учет, с использованием государственной информационной системы, в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства*(26).

124. Архив устанавливает состав вспомогательных учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности, а также схему учета архивных документов.

125. Учету подлежат:

1) хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел, документов;

2) хранящиеся в источниках комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации и документы по личному составу.

126. Архивные документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы.

127. Учет архивных документов ведется:

1) хранящихся в архиве — в специальном структурном подразделении или специально выделенными работниками;

2) хранящихся в источниках комплектования, до передачи на постоянное хранение — в специальном структурном подразделении или работниками, отвечающими за организацию комплектования архива.

128. Записи в учетные документы архива вносятся во все их экземпляры на основании соответствующих актов или решений, принятых уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела, в срок не более трех месяцев с даты составления акта и получения решения.

129. В случае получения архивом решения суда, заключения органа записи актов гражданского состояния или иного уполномоченного органа о внесении исправления или изменения в архивные документы, указанные решения и заключения включаются в соответствующие единицы хранения. Отметка о наличии такого решения, заключения делается в листе-заверителе и в графе «Примечания» описи дел, документов соответствующей единицы хранения, а также в предисловии к описи дел, документов. Внесение исправлений или изменений в архивные документы недопустимо.

XXI. Учетные единицы в архиве

130. Архивные документы учитываются в архиве по фондам (объединенным архивным фондам, архивным коллекциям) и единицам хранения, а также единицам учета (для аудиовизуальных документов).

Поступившие в неупорядоченном виде (россыпь) архивные документы до их упорядочения и включения в описи дел, документов учитываются в условных единицах хранения из расчета 150 листов в одной условной единице хранения и 50 листов формата A4 в одной условной единице хранения научно-технической документации; документы личного происхождения учитываются в условных единицах хранения и (или) подокументно.

131. Каждой учетной единице присваивается учетный номер, являющийся составной частью архивного шифра (согласно пункту 135 Правил):

1) архивному фонду — по списку фондов (согласно пункту 139 Правил);

2) описи дел, документов — по листу фонда или по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида (при нефондовой организации архивных документов);

3) единице хранения (единице учета) — по описи дел, документов в пределах одной описи или книге учета и описания аудиовизуальных документов (при нефондовом хранении).

132. Не допускается присвоение одинаковых номеров:

1) архивным фондам — в пределах одного архива;

2) описям дел, документов — в пределах одного архивного фонда;

3) единицам хранения (единицам учета) — в пределах одной описи дел, документов.

133. Номера утраченных и выбывших архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.

В случае объединения архивов к номерам архивных фондов добавляются индексы. Перенумерация архивных фондов допускается с разрешения соответствующих уполномоченных органов исполнительной власти в сфере архивного дела.

Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

134. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы, а все переименования указываются на титульном листе описи и в листе фонда в хронологической последовательности.

135. При фондовой организации хранения архивных документов каждая единица хранения (единица учета) получает обозначение (архивный шифр), включающее в себя официальное сокращенное наименование архива и номера: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения (единицы учета).

При нефондовой организации хранения аудиовизуальных документов архивный шифр единицы хранения (единицы учета) включает:

официальное сокращенное наименование архива,

номер описи (номер книги учета и описания),

указание на вид (кино-, фото-, фоно-, видео-),

номер единицы хранения и/или единицы учета.

Дополнительно шифр аудиовизуальных документов может включать указание на подвид, а также иные характеристики.

136. Единицами хранения архивных документов (за исключением электронных архивных документов) являются:

1) на бумажном носителе — дело, представляющее собой совокупность документов или один документ;

2) кинодокументов или видеодокументов — физически обособленный носитель (рулон пленки кинодокумента, кассета или катушка с магнитной лентой);

3) фотодокументов — физически обособленный фотодокумент (негатив, несколько негативов одной панорамной съемки; контратип (дубль-негатив), позитив, поступившие в архив на правах оригинала; фотоальбом, состоящий из группы фотоотпечатков; диапозитив (слайд);

4) фонодокументов — физически обособленный фонодокумент (рулон магнитной ленты, граммофонный оригинал, грампластинка, рулон ленты с фотографической или шоринофонной записью, восковой валик, оптический компакт-диск).

137. Единицей учета кинодокументов, фонодокументов (за исключением электронных архивных документов) является комплект, состоящий из оригиналов и копий кинодокументов, фонодокументов на различных носителях, относящихся к одному фильму, спецвыпуску, киножурналу, кино-, теле-, радиосюжету.

Единицей учета видеодокументов (за исключением электронных архивных документов) является один или несколько носителей, относящихся к одному фильму, спецвыпуску, телесюжету.

XXII. Система учетных документов архива

138. Система учетных документов архива включает:

1) обязательные, в том числе документы централизованного государственного учета, ведущиеся на бумажном носителе в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

2) вспомогательные, ведущиеся на бумажном носителе и (или) в электронном виде, состав и формы которых архив определяет самостоятельно.

139. В состав обязательных учетных документов архива входят:

1) книга учета поступлений документов (приложение N 24 к Правилам) — для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период; состояния их описания;

2) список фондов (приложение N 25 к Правилам) — для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества находящихся на хранении и выбывших архивных фондов (не ведется при нефондовой организации хранения);

3) лист фонда (приложение N 26 к Правилам) — для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

4) опись дел, документов (приложение N 27 к Правилам) — для поединичного и суммарного учета архивных дел, документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

5) реестр описей дел, документов (приложение N 28 к Правилам) — для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

6) паспорт архива — для ведения государственного централизованного учета архивных фондов и архивных документов;

7) паспорт архивохранилища (произвольной формы) — для суммарного учета архивных фондов и архивных документов конкретного архивохранилища (при наличии в архиве нескольких архивохранилищ);

8) дело фонда — для формирования комплекса документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, объединенного архивного фонда и архивной коллекции;

9) лист-заверитель дела — для учета количества листов в деле (приложение N 10 к Правилам);

10) внутренняя опись документов дела (приложения N 29-31 к Правилам) — для дел, в состав которых входят уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, несброшюрованных дел, фотоальбомов, судебных и уголовных дел, а также дел о присуждении ученых степеней, присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов на изобретения;

11) инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, — для единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни (приложение N 32 к Правилам);

12) инвентарная книга учета дел, содержащих государственные награды и документы к ним, — для единиц хранения, содержащих государственные награды и документы к ним (приложение N 33 к Правилам);

13) опись страхового фонда на рулонной пленке (приложение N 34 к Правилам); опись страхового фонда на микрофишах (приложение N 35 к Правилам);

14) книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах (приложение N 36 к Правилам); книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (приложение N 37 к Правилам) — для страхового фонда и фонда пользования на микроформах;

15) книга учета физически обособленных носителей электронных архивных документов (приложение N 38 к Правилам) — для учета физически обособленных носителей электронных архивных документов;

16) акты, предусмотренные пунктом 143 Правил.

140. При наличии в архиве научно-технической документации и соответствующих видов аудиовизуальных документов обязательными учетными документами являются:

1) опись единиц хранения научно-технической документации (приложение N 39 к Правилам);

2) опись кинодокументов (приложение N 40 к Правилам), опись фотодокументов (приложение N 41 к Правилам), опись фотоальбомов (приложение N 42 к Правилам), опись фонодокументов магнитной записи (приложение N 43 к Правилам), опись фонодокументов граммофонной записи (грампластинок) (приложение N 44 к Правилам), опись видеодокументов (приложение N 45 к Правилам) или книги учета и описания аудиовизуальных документов соответствующего вида;

3) лист учета аудиовизуальных документов (при нефондовой организации аудиовизуальных документов) (приложения N 46, 47 к Правилам);

4) дело сдатчика документов (при нефондовой организации аудиовизуальных документов).

XXIII. Хранение учетных документов

141. Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, предусмотренные пунктами 139, 140 Правил, хранятся в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива.

Вторые экземпляры описей дел, документов хранятся в архивохранилище обособленно от архивных документов, третьи экземпляры описей дел, документов — в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям.

XXIV. Выдача учетных документов

142. Учетные документы архива не выдаются, за исключением:

1) отсутствующих в читальном зале экземпляров описей дел, документов, которые выдаются на срок до 5 рабочих дней по письменному указанию заместителя директора архива, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов);

2) вторых экземпляров описей дел, документов, выдача которых производится в порядке, аналогичном порядку выдачи архивных документов (согласно главе XIII Правил);

3) третьих экземпляров описей дел, документов — работником читального зала архива по запросу пользователя.

XXV. Постановка на учет и снятие с учета

архивных документов

143. Постановка на учет и снятие с учета архивных документов, в архиве осуществляется при их приеме, выбытии, а также по результатам выверки учетных документов, проверки наличия и состояния архивных документов, реставрации архивных документов, после которой одна единица хранения разделена на две и более или наоборот, описания документов, переработки описей дел, документов на основании:

1) акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 48 к Правилам);

2) акта приема на хранение архивных документов личного происхождения (приложение N 49 к Правилам);

3) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 50 к Правилам);

4) акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 7 к Правилам);

5) акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 9 к Правилам);

6) акта возврата собственнику или владельцу документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации (приложение N 51 к Правилам);

7) акта об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (приложение N 52 к Правилам);

8) акта о технических ошибках в учетных документах (приложение N 5 к Правилам);

9) акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных (приложение N 6 к Правилам);

10) акта о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов (приложение N 53 к Правилам);

11) акта описания архивных документов, переработки описей (приложение N 54 к Правилам).

144. Акты, предусмотренные пунктом 143 Правил, помещаются в дело фонда.

145. При приеме в архив архивных документов сведения о них вносятся в книгу учета поступлений документов (приложение N 24 к Правилам).

При первом поступлении документов архивного фонда (объединенного архивного фонда, архивной коллекции) сведения о нем включаются в список фондов (приложение N 25 к Правилам), составляются лист фонда, карточки указателя к листу фонда (при необходимости), формируется дело фонда. Сведения о поступивших аудиовизуальных документах при их нефондовой организации вносятся в листы учета по видам аудиовизуальных документов (приложенияN 46, 47 к Правилам).

Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов (приложение N 28 к Правилам).

146. В случае выбытия всех архивных документов:

1) числящихся по описи дел, документов, номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей дел, документов в графе «Примечания» ставится отметка «Выбыла», номер и дата акта, на основании которого она выбыла;

2) составляющих архивный фонд, в списке фондов (приложение N 25 к Правилам) в графе «Отметка о выбытии» указывается, куда выбыл архивный фонд, номер и дата акта, на основании которого он выбыл.

При передаче всего архивного фонда из одного архива в другой архив передаются все экземпляры описи дел, документов, дело фонда и лист фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и, в качестве приложения к акту приема-передачи документов, включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр каждой его описи дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

147. Изменения количества единиц хранения в результате поступления и выбытия архивных документов, проведения отдельных видов работ фиксируются во всех экземплярах описи дел, документов с составлением новой итоговой записи к ней, которая подписывается работником архива, ответственным за ведение учета, с указанием должности и даты составления.

XXVI. Учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, а также содержащих государственные награды и документы к ним

148. Архив, хранящий архивные документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации подлежит включению в реестр юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и художников-ювелиров, осуществляющих операции с драгоценными металлами и драгоценными камнями.

Учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, а также содержащих государственные награды и документы к ним, ведет материально ответственное лицо из числа работников архива, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за их сохранность и учет.

149. Единицы хранения, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, а также содержащие государственные награды и документы к ним, передаются материально ответственному лицу на сейфовое хранение в срок не более 10 рабочих дней после поступления в архив, о чем делается соответствующая отметка («сейфовое хранение») в описи дел, документов.

К единице хранения, имеющей в оформлении или в приложении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, а также содержащей государственные награды и документы к ним, прикрепляется бирка, на которой через дробь с архивным шифром указывается номер по:

инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни;

инвентарной книге учета дел, содержащих государственные награды и документы к ним.

150. Учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, ведется в инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни (приложение N 32 к Правилам).

Листы инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью архива. На обороте последнего листа книги делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива и материально ответственного лица, скрепляется печатью архива.

К инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество единиц хранения, внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материально ответственного лица.

Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, ведется в трех экземплярах, первый экземпляр которой хранится в подразделении, осуществляющем учет архивных документов, второй — у материально ответственного лица, третий — в бухгалтерии архива.

151. Учет единиц хранения, содержащих государственные награды и документы к ним, не включенные в состав Музейного фонда Российской Федерации, ведется по инвентарной книге в соответствии с формой, установленной уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (приложение N 33 к Правилам)

152. Инвентаризация единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, а также содержащих государственные награды и документы к ним, проводится комиссией, создаваемой приказом руководителя архива:

1) ежегодно, в плановом порядке;

2) в случае смены материально ответственного лица, руководителя архива.

Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

XXVII. Учет особо ценных и уникальных документов

153. Уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации подлежат учету в:

1) Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

2) листе учета и описания уникального документа (приложение N 55 к Правилам);

3) внутренней описи документов дела, в состав которого входят уникальные документы.

154. Особо ценные документы Архивного фонда Российской Федерации подлежат учету в:

1) списке фондов, содержащих особо ценные документы (приложение N 56 к Правилам);

2) описях особо ценных дел, документов (приложение N 57 к Правилам);

3) реестре описей особо ценных дел, документов (приложение N 58 к Правилам).

Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда. В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Архив вправе вместо описи особо ценных дел, документов использовать копию описи дел, документов, в которой особо ценные документы составляют более половины. В конце копии описи дел, документов указывается количество особо ценных единиц хранения (единиц учета).

Описи особо ценных дел, документов и копии описей дел, документов, в которых особо ценные составляют более половины, учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях дел, документов в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения (единиц учета) проставляется отметка «ОЦ». В других учетных документах отметка «ОЦ» добавляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов. Данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения (единиц учета).

XXVIII. Особенности учета аудиовизуальных документов

155. Номера единиц хранения с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов.

156. Количество фотоотпечатков в фотоальбоме учитывается на основе их нумерации и фиксируется во внутренней описи фотоальбома (приложение N 31 к Правилам).

Количество единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется в соответствующих графах их описей.

При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов:

единицы хранения кинодокументов и видеодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;

единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;

единицы хранения фотодокументов располагаются в порядке производственных номеров.

157. Аудиовизуальные документы, поступившие в составе личных фондов, учитываются как документы личного происхождения.

XXIX. Учет копий архивных документов на правах подлинников

158. Копии архивных документов на правах подлинников, поступившие в архив в соответствии с пунктами 218 и 219 Правил, учитываются в составе его фонда по отдельной описи дел, документов, в которой напротив заголовков единиц хранения (единиц учета) в графе «Количество листов» через дробь указывается также количество кадров, отснятых с единицы хранения.

Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в архивные коллекции, которые учитываются в списке фондов (приложение N 5 к Правилам) в соответствии с пунктами 143, 145 Правил.

Копии архивных документов на правах подлинников формируются в единицы хранения (единицы учета), которые учитываются в описях дел, документов по аналогии с подлинниками архивных документов на соответствующих носителях.

159. За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимается физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш. Каждая единица хранения учитывается в описи дел, документов под самостоятельным номером. В итоговой записи к описи дел, документов, наряду с количеством единиц хранения микрокопий, указывается суммарное количество составляющих их кадров.

XXX. Учет страхового фонда и фонда пользования

160. Учет страхового фонда и фонда пользования на микрофишах и рулонной пленке ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, а также описям страхового фонда в единицах хранения (единицах учета), а также в кадрах (для копий архивных документов на бумажных носителях и фотодокументов), метрах (для копий кинодокументов), времени звучания (для копий фонодокументов), времени записи (для копий видеодокументов) на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение.

Изготовленные с архивных документов страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования учитываются раздельно.

Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных документов и особо ценных документов в ЦХСФ или специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации, вторые и третьи остаются в архиве.

По мере копирования и передачи страховых копий уникальных документов и особо ценных документов в ЦХСФ или специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации, к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи.

В описях дел, документов в графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка «СФ». Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, соответствующая отметка проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов.

За единицу учета страхового фонда документов на бумажном носителе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу хранения — микрофиша.

По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер. Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности изготовленных копий по каждому архивному фонду и описи дел, документов отдельно.

161. Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.

Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования документов на бумажном носителе, изготовленного на микрофишах, является порядковый номер отснятого дела (по описи страхового фонда на микрофишах). Архивным шифром является соответственно архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки «СФ» — для страхового фонда и «П» («Позитив»), «Д» (Диазокопия) — для фонда пользования и порядкового номера по описи страхового фонда на микрофишах (через дефис).

162. За единицу хранения страхового фонда на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.

В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений (графа 1 приложения N 4 к Правилам) единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.

На все страховые копии уникальных и особо ценных документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.

Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки «СФ». Архивным шифром единицы хранения фонда пользования является архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки «ФП».

163. Единицы хранения (единицы учета) страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения (единицам учета) аудиовизуальных документов.

Страховые копии кинодокументов и фотодокументов учитываются независимо от вида кинодокументов и фотодокументов в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования.

Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов учитываются в разных книгах учета поступлений и описях.

В итоговых записях книг учета поступлений и описей страхового фонда и фонда пользования кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубль-негативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов.

В итоговых записях к описям страховых копий кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах, времени звучания, времени записи.

Номер единицы учета страхового фонда кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов переносится в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром единицы учета страхового фонда кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента и видеодокумента является название архива, номер единицы учета страхового фонда с добавлением отметки «СФ».

164. Сведения о страховом копировании особо ценных документов вносятся в описи особо ценных дел, документов по мере проведения их страхового копирования.

К книгам учета поступлений страхового фонда ежегодно составляется итоговая запись.

XXXI. Учет электронного фонда пользования

165. Единицей хранения электронного фонда пользования является электронная копия единицы хранения (единицы учета) архивных документов.

В описях дел, документов в графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка «ЭФП». Если скопированы все единицы хранения (единицы учета), включенные в опись дел, документов, соответствующая отметка проставляется также на ее обложке.

Учет носителей электронного фонда пользования (при наличии электронного фонда пользования на физически обособленных носителях) ведется по форме приложения N 38 к Правилам.

XXXII. Учет музейных предметов, печатных изданий в архиве

166. Предметы, имеющие музейное значение, являющиеся вложением в единицу хранения, учитываются в листе-заверителе.

167. Предметы, имеющие музейное значение, не являющиеся вложением в единицу хранения, но поступившие в составе исторически и (или) логически сложившихся комплексов документов, учитываются в составе архивного фонда как единицы хранения.

168. Хранящиеся в архиве музейные предметы, включенные в состав Музейного фонда Российской Федерации, и печатные издания, включенные в состав библиотечного фонда, учитываются в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры*(27).

169. При наличии в архиве музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, архив обеспечивает их учет в федеральной государственной информационной системе «Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации»*(28).

XXXIII. Источники комплектования архива

170. Источниками комплектования архивов являются государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации, иные организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение (далее — источники комплектования).

171. Архив осуществляет комплектование в форме полного или выборочного (повидового, группового) приема документов.

При полном приеме документов архив принимает от источников комплектования все документы постоянного срока хранения.

При выборочном повидовом приеме документов архив принимает от источников комплектования отдельные виды документов постоянного срока хранения.

При выборочном групповом приеме документов архив принимает от источников комплектования — одной или нескольких организаций, относящихся к группе организаций с однородными видами деятельности, все документы постоянного срока хранения.

172. Архив составляет и ведет списки источников комплектования, передающих архивные документы в архив (приложение N 59 к Правилам).

173. Решение о включении в списки источников комплектования архива и форме приема документов от них принимается ЭПК федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации*(29).

174. В списки источников комплектования федеральных государственных архивов включаются:

1) федеральные органы государственной власти, включая их территориальные органы, — в форме полного приема документов;

2) федеральные государственные организации, учредителями которых выступают федеральные органы государственной власти, — в форме полного или выборочного приема документов;

3) негосударственные организации, на хранении у которых находятся документы федеральной собственности, — в форме полного или выборочного приема документов.

175. В списки источников комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации включаются:

1) органы государственной власти субъекта Российской Федерации, включая их территориальные органы, — в форме полного приема документов;

2) государственные организации, учредителем которых выступает субъект Российской Федерации, — в форме полного или выборочного приема документов;

3) негосударственные организации, на хранении которых находятся документы государственной собственности субъекта Российской Федерации, — в форме полного или выборочного приема документов.

176. В списки источников комплектования муниципальных архивов включаются:

1) органы местного самоуправления — в форме полного приема документов;

2) муниципальные организации, учредителем которых выступают муниципальные образования, — в форме полного или выборочного приема документов;

3) территориальные органы государственных органов субъектов Российской Федерации, в случае наделения органов местного самоуправления соответствующими полномочиями, — в форме полного приема документов;

4) государственные организации субъекта Российской Федерации, в случае наделения органов местного самоуправления соответствующими полномочиями, — в форме полного или выборочного приема документов;

5) негосударственные организации, на хранении у которых находятся документы муниципальной собственности, — в форме полного или выборочного приема документов.

177. В списки источников комплектования, кроме указанных в пунктах 174-176 Правил, могут включаться:

1) федерального государственного архива — государственные организации субъекта Российской Федерации на основании договора между архивом и организацией;

2) государственного архива субъекта Российской Федерации — территориальные органы федеральных органов государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации и федеральные организации, расположенные на территории субъекта Российской Федерации, на основании договора между указанным органом или организацией и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела*(30).

178. Негосударственные организации и граждане могут включаться в списки источников комплектования на основании договора*(31).

179. Проекты списков источников комплектования и изменения к ним подлежат согласованию:

1) федеральных государственных архивов — с ЦЭПК (после рассмотрения их ЭПК федерального государственного архива)*(32);

2) государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов — с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела*(33);

3) научных организаций — с ЭПК научной организации*(34).

180. При представлении проектов списков источников комплектования на согласование ЦЭПК, ЭПК, архив готовит экспертное заключение, содержащее обоснование необходимости или целесообразности включения организации, гражданина в список источников комплектования архива или исключения из него, а также обоснование предлагаемой формы приема документов.

Для включения в список источников комплектования организаций по форме выборочного группового приема документов архив представляет экспертное заключение, содержащее обоснование по выбору конкретных организаций для включения в список источников комплектования.

Для включения в список источников комплектования негосударственных организаций и граждан архив помимо экспертных заключений представляет проекты договоров, согласованных с соответствующими организациями и гражданами.

181.  Включение организации в список источников комплектования осуществляется в соответствии с комплексно применяемыми критериями:

1) функционально-целевого назначения с учетом особой роли или типового характера ее деятельности;

2) значимости и полноты образующихся документов, качества документирования деятельности;

3) повторяемости и поглощенности информации в документах вышестоящих или иных организаций;

4) соответствия содержания документов профилю архива, определяемого уставными или иными регламентирующими его деятельность документами.

182. Негосударственные организации, хранящие документы, которые относятся к государственной или муниципальной собственности и образовались в процессе деятельности государственных и муниципальных организаций, правопреемниками которых они являются, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники*(35).

183. Включение гражданина в список источников комплектования осуществляется в соответствии с комплексно применяемыми критериями:

1) вклада в развитие государства и общества;

2) роли в качестве участника или очевидца исторических событий;

3) места работы, службы;

4) служебных, творческих, родственных и дружеских связей;

5) значимости, подлинности имеющихся документов.

184. Согласованные списки источников комплектования утверждаются соответственно руководителем архива или органа местного самоуправления (для муниципального архива, являющегося структурным подразделением органа местного самоуправления).

185. В утвержденные списки источников комплектования вносятся изменения и дополнения по согласованию с ЦЭПК, ЭПК в случаях:

1) выявления несоответствия организации, гражданина критериям, установленным в пунктах 181 и 183 Правил;

2) создания, реорганизации, ликвидации (упразднения) государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

3) отказа негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжения договора);

4) прекращения образования в организации документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;

5) включения организации в список источников комплектования другого архива на основании решения ЦЭПК, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации;

6) изменения организационно-правовой формы, формы собственности, наименования, местонахождения организации;

7) передачи в архив негосударственной организацией всех документов государственной (муниципальной) организации-предшественника.

186. Архив обязан переутверждать списки источников комплектования не реже чем раз в 5 лет.

187. Архив ведет списки источников комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде раздельно для организаций и граждан. Архив вправе вести отдельные списки организаций — источников комплектования научно-технической документацией, аудиовизуальными документами.

Список организаций — источников комплектования архива должен включать: номер по порядку; индекс организации; наименование организации (полное, сокращенное), ведомственную принадлежность (при наличии); форму собственности организации; форму приема документов (полная, выборочная: повидовая, групповая); виды документов, подлежащих приему на хранение в архив; примечание.

Список граждан — источников комплектования архива должен включать: номер по порядку, сведения о гражданине (фамилия, имя, отчество (при наличии), вид деятельности, год рождения); наименование и номер фонда (коллекции) (при наличии), основание для включения (договор, соглашение); примечание.

188. Архив, осуществляющий хранение только аудиовизуальных документов, а также музеи, библиотеки и научные организации вправе не вести списки источников комплектования.

189. Архив ведет учет источников комплектования и на каждый из них — наблюдательное дело на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

При исключении организации или гражданина из числа источников комплектования их наблюдательные дела подлежат включению в архивный фонд архива.

XXXIV. Экспертиза ценности документов

190. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов*(36).

191. Экспертиза ценности документов, хранящихся в архиве, проводится:

1) по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

2) при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии;

3) в случае безвозвратного вывоза архивных документов за пределы Российской Федерации;

4) при определении в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов, в том числе уникальных документов.

192. Предметом экспертизы ценности документов (далее — экспертиза ценности) является определение соответствия документа критериям его ценности в целях определения срока хранения и отбора документа и (или) документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации или выделения к уничтожению по истечении установленного срока хранения.

Объектом экспертизы ценности является документ, образовавшийся в деятельности организации или гражданина — источников комплектования архива.

При проведении экспертизы ценности документов архив руководствуется федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения*(37), принципами и критериями экспертизы ценности.

193. В случае выявления при проведении экспертизы ценности документов видов документов, сроки хранения которых не установлены нормативными актами, указанными в пункте 191 Правил, или нуждаются в изменении, предложения об установлении (изменении) сроков хранения документов направляются для последующего рассмотрения ЦЭПК:

1) в федеральном государственном архиве — ЭПК федерального государственного архива;

2) в государственном и муниципальном архиве — ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

3) в научной организации — ЭПК научной организации;

4) в государственном, муниципальном музее — экспертной фондово-закупочной комиссией музея;

5) в государственной, муниципальной библиотекой — экспертной комиссией библиотеки.

194. Задачами экспертизы ценности документов являются:

1) отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

2) установление временных сроков хранения документов, принятых в архив в неупорядоченном состоянии;

3) выявление документов с истекшими сроками хранения для выделения их к уничтожению;

4) определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов, в том числе уникальных документов.

195. Решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов принимают в пределах своей компетенции экспертно-проверочные комиссии*(38):

1) федеральных государственных архивов;

2) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела;

3) научных организаций.

Полномочия и порядок деятельности указанных ЭПК определяются положениями о них, разрабатываемыми на основе соответствующих примерных положений, утверждаемых уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства*(39).

196. В государственных и муниципальных музеях и библиотеках решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов принимают соответственно:

1) экспертные фондово-закупочные комиссии;

2) экспертные комиссии.

197. Экспертиза ценности документов проводится на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев:

1) происхождения (авторство, подлинность, время и место создания);

2) содержания (значимость информации, повторяемость, целевое назначение, вид и (или) разновидность документа);

3) внешних особенностей (носитель информации, физическое состояние, средство и способ документирования, художественное оформление).

198. По результатам экспертизы ценности документов составляются и утверждаются соответствующими ЭПК федеральных государственных архивов, ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации, экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев, экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек:

1) описи дел, документов постоянного хранения;

2) описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

3) описи дел по личному составу;

4) перечни проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

5) акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

6) акты возврата собственнику или владельцу документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

199. Архивные документы, не включенные в результате проведения экспертизы их ценности в состав Архивного фонда Российской Федерации, выделяются к уничтожению по истечении сроков хранения.

200. Хранящиеся в архиве документы, сроки хранения которых истекли, передаются на уничтожение после утверждения руководителем архива акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

201. Уничтожение документов производится в присутствии представителя архива.

Документ, подтверждающий факт уничтожения, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

202. Включение предметов, имеющих музейное значение, в состав фонда музейных предметов, а также исключение из него осуществляет ЭПК соответствующего федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры*(40).

XXXV. Прием архивных документов

203. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив осуществляется:

1) от государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций — по истечении установленных сроков временного хранения документов*(41);

2) от федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих их депозитарное хранение — по истечении сроков депозитарного хранения, установленных договорами, заключенными указанными органами и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства*(42);

3) от негосударственных организаций и граждан (физических лиц) — в сроки, определяемые условиями договоров, заключаемых в соответствии с пунктом 178 Правил.

204. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от организаций — источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом по согласованию с организациями — источниками комплектования.

205. При наличии свободных площадей архив вправе осуществлять:

1) досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации на основании обращения организаций — источников комплектования;

2) прием на временное хранение архивных документов на основании договора.

206. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, в том числе документов по личному составу, от ликвидированных организаций архив осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации*(43).

207. Архив принимает архивные документы от организаций — источников комплектования в упорядоченном состоянии по описям дел, документов поединично (особо ценных документов, документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, имеющих пометку «Для служебного пользования» и иные ограничения по доступу — полистно) вместе с:

1) тремя (или двумя — по решению руководителя архива) экземплярами описи дел, документов на бумажном носителе;

2) электронной копией описи дел, документов в формате, согласованном с архивом;

3) описью электронных документов в электронном виде;

4) страховыми копиями особо ценных документов (при наличии);

5) исторической справкой об организации — источнике комплектования (фондообразователе) и его архивном фонде (при первом поступлении от организации — источника комплектования), дополнением к исторической справке (при последующих поступлениях).

208. Архив принимает архивные документы граждан — источников комплектования:

1) на основании договоров дарения или купли-продажи;

2) в порядке наследования;

3) по решению суда.

209. Архив принимает архивные документы физических и юридических лиц, не являющихся источниками комплектования:

1) на основании международных договоров, нормативных правовых актов Российской Федерации;

2) на основании договоров дарения или купли-продажи;

3) в порядке наследования;

4) по решению суда.

210. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 48 к Правилам), составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой — у источника комплектования.

211. При приеме архив осуществляет проверку:

1) физическо-химического, технического и биологического состояния архивных документов в соответствии с главой X Правил;

2) комплектности описей дел, документов;

3) технического состояния страховых копий особо ценных документов (при наличии).

Сведения о принимаемых в архив документах вносятся в итоговые записи во всех экземплярах описи дел, документов.

В случае отсутствия при приеме единиц хранения, учтенных в описи дел, документов, их номера и причины отсутствия указываются в акте приема-передачи документов на хранение и в итоговой записи описи дел, документов.

212. При приеме архивных документов от источника комплектования не допускается их размещение в архивохранилище без:

1) предварительной выдержки в помещении для приема и временного хранения, адаптации архивных документов к новым условиям хранения (акклиматизации);

2) проверки физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов;

3) выявления вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверки кинодокументов на нитрооснове на стабильность;

4) проверки аудиовизуальных документов на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической документации;

5) очистки от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте;

6) обеспыливания дел, первичных средств хранения, очистки от загрязнений фотодокументов и физически обособленных носителей электронных архивных документов.

213. Архив проводит акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов.

214. При обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов архив и организация — источник комплектования составляют акт произвольной формы, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению.

Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для устранения таких дефектов и санитарно-гигиенической обработки (дезинфекции, дезинсекции) архивных документов.

215. Прием документов, созданных архивом в результате инициативного документирования, осуществляется в соответствии с пунктами 208, 209 Правил.

216. Прием аудиовизуальных документов осуществляется в комплектах:

1) для кинодокументов — негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (возможен прием особо ценных кинодокументов в неполном комплекте), монтажные листы, аннотация, разрешительное удостоверение к законченному произведению, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

2) для фотодокументов — негатив, контратип (дубль-негатив) на правах оригинала, позитив на правах оригинала, контрольный фотоотпечаток и аннотация;

3) для фонодокументов — два экземпляра документа на согласованном с архивом носителе в профессиональном формате и сопроводительная документация;

4) для видеодокументов — два экземпляра документа на согласованном с архивом носителе в профессиональном формате, просмотровая копия документа и монтажный лист, аннотация, музыкальная справка, справка о длительности демонстрации, паспорт технических характеристик.

217. Прием в архив обязательного экземпляра аудиовизуальной продукции осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов*(44).

218. Архив вправе принимать на хранение на правах подлинников:

1) копии архивных документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находившихся на территории Российской Федерации, подлинники которых возвращаются в страны их происхождения;

2) копии архивных документов, подлинники которых хранятся за пределами Российской Федерации;

3) копии архивных документов, изготовленные с подлинных документов, которые утрачены.

219. Архив при отсутствии подлинников архивных документов вправе принимать на хранение на правах подлинников:

1) их копийные экземпляры и (или) заверенные копии;

2) микрофотокопии научно-технической документации, изготовленные и оформленные фондообразователем;

3) страховые копии архивных документов.

220. Архив принимает на хранение предметы, имеющие музейное значение, как:

1) вложение в единицу хранения;

2) единицу хранения в составе исторически и (или) логически сложившихся комплексов документов;

3) музейный предмет в состав фонда музейных предметов.

221. Архив принимает документы, имеющие в своем оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, а также государственные награды и документы к ним на сейфовое хранение.

222. Прием архивных документов при передаче из одного архива в другой осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами на основании акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 3 к Правилам), составляемого в двух экземплярах, с передачей учетных документов, указанных в пункте 139 Правил.

XXXVI. Взаимодействие с источниками комплектования

223. Архив участвует в работе экспертных комиссий (центральных экспертных комиссий) организаций — источников комплектования*(45).

224. Архив перед представлением на рассмотрение соответствующего ЭПК согласовывает подготовленные организациями — источниками комплектования проекты:

1) инструкций по делопроизводству;

2) положений об ЭК (ЦЭК) организаций;

3) положений об архивах организаций;

4) типовых и примерных номенклатур дел;

5) номенклатур дел;

6) описей дел, документов постоянного хранения;

7) описей дел по личному составу;

8) перечней проектов/объектов, проблем/тем, НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

9) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

10) исторических справок к фондам;

11) актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

12) актов о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации в источниках комплектования.

225. Архив совместно с гражданами — источниками комплектования составляет проекты сдаточных или оценочных описей, описей дел, документов постоянного хранения.

226. Архив оказывает организациям — источникам комплектования методическую помощь в части:

1) организации работы с документами в делопроизводстве и формировании дел;

2) организации проведения экспертизы ценности документов, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

3) организации упорядочения документов;

4) организации хранения и ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

5) подготовки нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

6) совершенствования работы делопроизводственных, архивных и экспертных органов и подразделений организаций.

227. Архив оказывает гражданам — источникам комплектования методическую помощь в части:

1) отбора документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

2) систематизации, описанию и организации хранения документов до передачи их на постоянное хранение в архив;

3) передачи документов на постоянное хранение в архив.

228. Архив вправе оказывать методическую помощь организациям и гражданам (физическим лицам), не являющимся источниками комплектования, на основании договора.

XXXVII. Система справочно-поисковых средств

229. Система справочно-поисковых средств (научно-справочный аппарат) архива включает архивные справочники на бумажном носителе и (или) в электронном виде:

1) обязательные:

для государственного, муниципального архива — описи дел, документов, путеводитель или краткий справочник по фондам; каталоги (при нефондовой организации аудиовизуальных документов);

для музея, библиотеки, научной организации — описи дел, документов, каталоги (при нефондовой организации аудиовизуальных документов);

2) вспомогательные (необязательные): каталоги, указатели, обзоры и иные архивные справочники.

Состав и виды вспомогательных архивных справочников, а также условия работы с ними архив определяет самостоятельно.

230. Архив размещает информацию о составе справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к документам Архивного фонда Российской Федерации, доступ к которым не ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, в читальном зале, а также в сети «Интернет».

XXXVIII. Общие требования к описанию архивных документов

231. При фондовом хранении описание архивных документов проводится на уровнях — архивный фонд, единица хранения (единица учета), при нефондовом хранении — единица хранения (единица учета).

Возможно описание архивных документов на дополнительных уровнях: группа архивных фондов, опись, структурная часть описи (раздел, подраздел), группа единиц хранения (единиц учета), комплект, группа архивных документов, архивный документ, часть архивного документа.

232. Описание архивных документов проводится на государственном языке Российской Федерации.

233. Акты описания архивных документов, усовершенствования, переработки описей (приложение N 54 к Правилам) утверждаются:

1) федеральных государственных архивов — ЭПК федерального государственного архива;

2) государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов — ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

3) научных организаций — ЭПК научной организации;

4) государственных и муниципальных музеев — экспертной фондово-закупочной комиссией государственного, муниципального музея;

5) государственных и муниципальных библиотек — экспертной комиссией государственной, муниципальной библиотеки.

XXXIX. Обязательные архивные справочники

234. Опись дел, документов должна раскрывать состав и содержание включенных в нее единиц хранения (единиц учета), закреплять их внутрифондовую систематизацию и обеспечивать их учет.

Опись дел, документов включает описательные статьи на уровне единицы хранения (единицы учета), итоговую запись (к каждому тому и сводную по описи в последнем томе), лист-заверитель (для каждого тома) и справочный аппарат, включающий титульный лист, предисловие, список сокращений, переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи). Опись может также включать содержание (оглавление) и указатели.

235. Описательная статья в описи дел, документов (приложение N 27 к Правилам) должна включать:

1) номер единицы хранения;

2) делопроизводственный индекс, производственный индекс, шифр темы (проекта), учетный номер — при наличии;

3) заголовок единицы хранения (тома, части) — заголовок единицы учета;

4) крайние даты документов, фотоотпечатков (для фотоальбомов) (для НТД — год окончания разработки);

5) количество листов;

6) примечания (для служебных отметок — сведения об условиях доступа к документам единицы хранения (единицы учета) и условиях их использования, а также отметки о наличии фонда пользования, страхового фонда, о рассекречивании документов, об их отнесении к категории особо ценных).

В описи дел по личному составу необходимо указывать сроки хранения внесенных в нее дел.

236. В описательную статью описи для отдельных видов документов включаются также:

1) для НТД — сокращенное название организации (разработчика) на год окончания работы по теме (проекту), фамилия и инициалы автора(ов);

2) для кинодокументов — номер единицы учета; фамилию(и) и инициалы автора(ов), год производства, звук, цветность, тип и формат пленки, количество частей, количество единиц хранения (метраж) — общее и по элементам комплекта (оригиналов и копий), состав текстовой сопроводительной документации;

3) для фотодокументов — фамилию(и) и инициалы автора(ов), дату и место съемки, вид носителя, вид оригинала (негатив, позитив, дубль-негатив, фотоотпечаток), формат (размер), цветность, состав текстовой сопроводительной документации;

4) для фотоальбомов — фамилию(и) и инициалы автора(ов), место съемки, количество фотоотпечатков, состав текстовой сопроводительной документации, внешние особенности;

5) для фонодокументов — номер единицы учета; фамилию(и) и инициалы автора(ов) и исполнителя(ей); время звучания, место и дату записи (перезаписи, выпуска); размер носителя (для документов граммофонной записи), скорость записи (для документов граммофонной и магнитной записи), количество оригиналов и копий (носителей разного типа);

6) для видеодокументов — номер единицы учета; фамилию(и) и инициалы автора(ов), цветность, год производства, хронометраж видеозаписи, тип носителя, формат записи, количество единиц хранения (оригиналов и копий), состав текстовой сопроводительной документации.

237. Архив в целях повышения информативности справочно-поисковых средств проводит:

1) усовершенствование описи дел, документов с уточнением заголовков и крайних дат единиц хранения (единиц учета) (без изменения их систематизации), созданием аннотаций на отдельные архивные документы или группы архивных документов, составлением недостающих элементов справочного аппарата к описи;

2) переработку описи дел, документов с уточнением фондовой принадлежности архивных документов, уточнением или пересоставлением заголовков единиц хранения (единиц учета), определением или уточнением их крайних дат, пересистематизацией по новой схеме систематизации, составлением недостающих элементов справочного аппарата к описи.

Переработанная опись дел, документов подлежит утверждению в соответствии с пунктом 198 Правил.

Если опись дел, документов пересоставляется, то один экземпляр ранее имевшейся описи дел, документов включается в первый экземпляр новой (переработанной) описи дел, документов под последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению.

Переводная таблица к переработанной описи помещается в соответствующее дело фонда.

238. Путеводитель по фондам должен содержать описательные статьи на уровне каждого архивного фонда, систематизированные по разработанной архивом схеме, и справочный аппарат, включающий титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели и общую библиографию.

239. Краткий справочник по фондам должен содержать перечень характеристик архивных фондов или групп архивных фондов, систематизированных по разработанной архивом схеме.

240. Каталог аудиовизуальных документов должен включать описания каждого аудиовизуального документа, систематизированные по разработанной архивом схеме.

XL. Организация доступа и использования архивных документов

241. Архив организует доступ пользователей к архивным документам, их копиям, а также к справочно-поисковым средствам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации.

242. Архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей вправе оказывать услугу по удаленному доступу и использованию архивных документов и справочно-поисковых средств к ним в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее — сети «Интернет»).

243. В случае обращения пользователя к архивным документам, их копиям, а также к справочно-поисковым средствам, доступ к которым ограничен, архив обязан уведомить пользователя об отказе в доступе.

244. Архив ведет учет отказов пользователям в доступе к архивным документам, их копиям, справочно-поисковым средствам с указанием оснований таких отказов.

245. Архив при предоставлении доступа к архивным документам, их копиям, а также к справочно-поисковым средствам обязан уведомлять пользователя о соблюдении конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

246. Архив не вправе ограничивать условия использования пользователем информации, предоставленной ему архивом или полученной им в результате самостоятельного изучения архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с собственником или владельцем архивных документов.

247. Архив ведет раздельный учет форм использования архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

XLII. Исполнение запросов пользователей

248. Поступающие в архив запросы подразделяются на:

1) запросы социально-правового характера — запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2) тематические запросы — запросы о предоставлении архивной информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

3) запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну;

4) запросы о снятии ограничений на доступ к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

249. Архив осуществляет прием запросов социально-правового характера от прошедших идентификацию и аутентификацию пользователей и направление ответов по результатам их исполнения:

1) в форме электронных документов при обращении территориальных органов Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации в соответствии с Положением о государственной информационной системе «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере» (далее — единая цифровая платформа)*(46);

2) в форме электронных документов при обращении пользователей (за исключением территориальных органов Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации) с использованием:

а) государственной информационной системы уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела, муниципальной информационной системы органа местного самоуправления с использованием государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (далее — ЕСИА);

б) официального сайта архива, официального сайта уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, официального сайта органа местного самоуправления в сети «Интернет» путем заполнения соответствующих форм;

3) в письменной форме — заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения или непосредственно в архиве при предъявлении документа, удостоверяющего личность;

250. Архив организует прием тематических запросов, запросов о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также запросов о снятии ограничений на доступ к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, от прошедших идентификацию и аутентификацию пользователей:

1) в форме электронных документов при обращении пользователей с использованием:

а) государственной информационной системы уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела, муниципальной информационной системы органа местного самоуправления с использованием ЕСИА;

б) официального сайта архива, официального сайта уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела, официального сайта органа местного самоуправления в сети «Интернет» путем заполнения соответствующих форм (за исключением запросов о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, или о снятии ограничений на доступ к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения);

2) в письменной форме — заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения или непосредственно в архиве при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

251. Запрос социально-правового характера, тематический запрос рассматривается и исполняется архивом при наличии в нем:

1) наименования юридического лица — для юридических лиц;

2) фамилии, имени и отчества (при наличии) — для физических лиц;

3) почтового и (или) электронного адреса пользователя;

4) указания темы (вопроса);

5) указания хронологического периода запрашиваемой информации;

6) в случае необходимости — документов, подтверждающих полномочия пользователя выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос (если не истек срок ограничения, установленный частью 3 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ), а также право на получение запрашиваемых сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, сведений конфиденциального характера, служебной информации ограниченного распространения.

252. Запрос о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, или запрос о снятии ограничений на доступ к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, от пользователей рассматривается и исполняется архивом при наличии в нем:

1) для юридических лиц — полного наименования юридического лица, направившего запрос, ИНН либо ОГРН юридического адреса;

2) для физических лиц — фамилии, имени, отчества (при наличии), гражданства (подданства), серии и (или) номера документа, удостоверяющего личность, адреса регистрации по месту жительства (пребывания) либо адреса фактического места проживания;

3) почтового и электронного (при наличии) адреса пользователя;

4) поисковых данных архивного документа (по возможности) и (или) сведений об архивном документе по определенной теме, событию, факту, предлагаемого к рассекречиванию и позволяющих его идентифицировать;

5) обоснования необходимости рассекречивания или снятия ограничений на доступ к архивному документу.

253. Запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях*(47):

1) запрос не поддается прочтению;

2) ответ по существу указанной в запросе темы (вопроса) не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, сведений конфиденциального характера, а также служебной информации ограниченного распространения, за исключением случаев наличия у пользователя документально подтвержденных прав на получение запрашиваемых сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, сведений конфиденциального характера, служебной информации ограниченного распространения;

3) запрос по теме (вопросу), в отношении которой пользователю ранее неоднократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (руководитель архива или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же архив);

4) запрос содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей;

5) отсутствуют документы, подтверждающие полномочия пользователя выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос (если не истек срок ограничения, установленный частью 3 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ), а также право на получение запрашиваемых сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, сведений конфиденциального характера, служебной информации ограниченного распространения;

6) сведения (документы), указанные в пунктах 251, 252 Правил, представлены не полностью.

О причинах оставления запроса без рассмотрения сообщается пользователю в случаях, если его фамилия и почтовый (электронный) адрес поддаются прочтению.

254. На безвозмездной основе архивом исполняются:

1) запросы социально-правового характера — в срок не более 30 календарных дней со дня регистрации запроса*(48). В случае необходимости дополнительного поиска информации в архивных документах по решению руководителя архива или уполномоченного им лица исполнение запроса может быть продлено на срок, не превышающий 30 календарных дней, с уведомлением обратившегося пользователя;

2) тематические запросы органов государственной власти, иных государственных органов и органов местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, — в срок не более 30 календарных дней, либо в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, либо в согласованные с ними сроки;

3) запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, — в срок, установленный законодательством Российской Федерации о государственной тайне*(49);

4) запросы о снятии ограничений на доступ к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, — в срок до 120 рабочих дней.

255. Архив исполняет тематические запросы, поступившие от пользователей, за исключением указанных в подпункте втором пункта 254 Правил, на договорной основе*(50). Тематические запросы исполняются на основании договоров возмездного (в случае муниципального архива — структурного подразделения органа местного самоуправления — безвозмездного) оказания услуг, в котором содержатся условия, сроки исполнения и форма ответов. Предложение заключить договор направляется архивом пользователю не позднее 10 рабочих дней с даты поступления запроса пользователя.

Размер платы за исполнение тематических запросов устанавливается в прейскуранте платных работ (услуг), выполняемых (оказываемых) архивом.

Архив вправе отказаться от исполнения тематического запроса и заключения договора, уведомив об этом решении пользователя не позднее 5 рабочих дней с даты поступления запроса.

256. Архив оформляет ответы на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма или в форме, установленной договором с пользователем.

257. Архивная справка оформляется на бланке архива с обозначением «Архивная справка» и информацию по теме запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Архивная справка подписывается руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом (приложение N 60 к Правилам).

В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»), а также наличие или отсутствие отметки о заверении документов, послуживших основанием для составления ответа.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы архива по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью (с расшифровкой) уполномоченным должностным лицом и печатью, указана дата заверения. Архивная справка (последний лист) подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, — руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом) и заверяется:

печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью, определенной правовым актом соответствующего органа местного самоуправления) для использования на территории Российской Федерации;

гербовой печатью, а при ее отсутствии — печатью, определенной уставом архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью, определенной правовым актом соответствующего органа местного самоуправления) для направления за пределы Российской Федерации.

Архивная справка составляется на государственном языке Российской Федерации*(51).

258. Архивная выписка оформляется на бланке архива с обозначением «Архивная выписка» и дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. Архивная выписка заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом. Текст архивного документа, включенный в архивную выписку, воспроизводится на языке, на котором составлен архивный документ.

Начало и конец каждого извлечения из архивного документа, а также пропуски в его тексте отдельных слов обозначаются в архивной выписке многоточием. Особенности текста архивного документа, воспроизводимого в архивной выписке, оговариваются так же, как к тексту архивной справки.

Оформление архивной выписки осуществляется по аналогии с архивной справкой, оформление которой предусмотрено пунктом 257 Правил.

259. Архивная копия дословно передает текст архивного документа или воспроизводит его изображение, звук. Архивная копия заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом.

Подписание и заверение архивной копии осуществляется:

на бумажном носителе — по аналогии с архивной справкой, оформление которой предусмотрено пунктом 257 Правил. При этом архивный шифр каждого листа архивного документа должен быть проставлен на обороте соответствующего листа архивной копии;

в электронной форме — электронной подписью руководителя архива или уполномоченного им должностного лица (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, — руководителя органа местного самоуправления или уполномоченного им должностного лица). Имя файла электронной копии документа должно содержать архивный шифр документа.

Копия аудиовизуального документа удостоверяется письмом на бланке архива с указанием архивного шифра документа, приложенным к носителю информации, или содержащим ссылку и пароль для доступа к ресурсу в сети «Интернет», на котором размещена копия.

260. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу — при предъявлении доверенности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации*(52). Получатель архивной справки, архивной выписки и архивной копии расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

261. Информационное письмо оформляется на бланке архива и содержит ответ о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведения об их местонахождении, или о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию, или по вопросам оказания возмездных услуг, или о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, или об ограничениях на доступ к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, либо о снятии таких ограничений.

Информационное письмо подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, — руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом).

XLIII. Копирование архивных документов

262. Архив организует копирование архивных документов (изготовление изображений, воспроизводящих внешний вид и содержание архивного документа, или перезапись аудиовизуальной информации) по заказам пользователей в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации*(53) и локальными нормативными актами архивов:

1) техническими средствами архива;

2) самостоятельно пользователями арендуемыми техническими средствами архива;

3) самостоятельно пользователями собственными техническими средствами.

263. Архив исполняет поступившие от пользователей заказы на копирование архивных документов на договорной основе. Заказы на копирование исполняются на основании договоров возмездного (в случае муниципального архива, являющегося структурным подразделением органа местного самоуправления — безвозмездного) оказания услуг, в котором содержатся условия исполнения заказа, включая сроки, объем, перечень копируемых документов с указанием их архивных шифров, способы и технические средства копирования.

Предложение заключить договор направляется архивом пользователю не позднее 10 рабочих дней с даты поступления заказа.

Архив вправе отказаться от исполнения заказа и заключения договора, уведомив об этом решении пользователя не позднее 5 рабочих дней с даты поступления заказа.

264. На безвозмездной основе архив изготавливает и предоставляет копии архивных документов по заказам органов государственной власти и местного самоуправления, а также иных государственных органов, направленным в целях реализации ими своих полномочий и содержащим обоснования заказа, в срок не позднее 30 календарных дней, либо в согласованные с ними сроки.

265. Архив организует прием заказов на копирование от прошедших идентификацию и аутентификацию пользователей:

1) в форме электронных документов при обращении пользователей с использованием:

а) государственной информационной системы уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела, муниципальной информационной системы органа местного самоуправления с использованием ЕСИА;

б) официального сайта архива, официального сайта уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела, официального сайта органа местного самоуправления в сети «Интернет» путем заполнения соответствующих форм;

2) в письменной форме — заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения или непосредственно в архиве при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

266. Копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, производится в соответствии с Порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии*(54).

267. Копирование архивных документов, доступ к которым ограничен, осуществляется в порядке, установленном в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также Правилами*(55).

268. Работник архива обеспечивает контроль за сохранностью копируемых архивных документов и соблюдением условий договора в процессе самостоятельного копирования пользователем собственным техническим средством или арендуемыми техническими средствами архива.

269. При оформлении копии рассекреченного архивного документа в месте расположения соответствующего грифа секретности на копии проставляется отметка «Рассекречено». Такая же отметка проставляется на электронной копии рассекреченного архивного документа. При самостоятельном копировании пользователем рассекреченного архивного документа работник архива, обеспечивающий контроль, размещает в месте расположения соответствующего грифа секретности заставку со штампом «Рассекречено».

270. При оформлении копии архивного документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, с которого снято ограничение на доступ к нему, в месте расположения пометки «Для служебного пользования» либо иной аналогичной ограничительной отметки на копии архивного документа проставляется отметка «Ограничение снято». Такая же отметка проставляется на электронной копии архивного документа, с которого снято ограничение на доступ к нему. При самостоятельном копировании пользователем архивного документа, с которого снято ограничение на доступ к нему, работник архива, обеспечивающий контроль, размещает в месте расположения пометки «Для служебного пользования» либо иной аналогичной ограничительной отметки заставку со штампом «Ограничение снято».

271. Архив не проводит проверку идентичности изготовленных пользователем самостоятельно копий архивных документов подлиннику и не удостоверяет наличие такой идентичности.

272. Архив ведет учет заказов на копирование архивных документов на бумажном носителе или в электронном виде.

XLIV. Организация работы пользователей в читальном зале

273. Организация работы пользователей в читальном зале архива определяется Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (далее — Порядок использования)*(56) и разработанными в соответствии с ним локальными нормативными актами архива, регламентирующими работу пользователей с архивными делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями.

274. Архив обеспечивает:

1) сохранность архивных документов, выданных в читальный зал;

2) условия для работы пользователей с архивными делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями;

3) контроль за действиями пользователей в читальном зале, в том числе посредством системы видеонаблюдения, о чем они должны быть уведомлены;

4) учет посещений читального зала пользователями;

5) учет отказов в выдаче пользователям архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий с указанием причин таких отказов.

275. Архив ведет личные дела пользователей, работающих в читальном зале.

В личное дело пользователя включаются:

заявление пользователя на работу в читальном зале или письмо направившего его органа или организации;

анкета пользователя, заполненная в установленном порядке*(57);

требования на выдачу архивных дел, документов с отметками о получении и сдаче пользователем заказанных дел, документов;

заказы на копирование;

заверенные архивом копии подлинных документов, подтверждающих право пользователя на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, сведения конфиденциального характера, служебную информацию ограниченного распространения;

иные документы, имеющие отношение к работе пользователя в читальном зале архива.

276. В случае обнаружения признаков правонарушения или преступления, совершаемого (совершенного) пользователем в архиве, в том числе нарушения Порядка использования, должностные лица и работники архива обязаны в соответствии с локальным нормативным актом архива:

1) принять меры, обеспечивающие сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации, а также иные первоочередные действия, направленные на пресечение и фиксацию правонарушения;

2) подать заявление в правоохранительные органы о правонарушении или преступлении с изложением обстоятельств нарушения и приложением доказательств, пояснений очевидцев, объяснительной записки пользователя (при наличии);

3) прекратить действие пропуска для работы в читальном зале архива до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесении решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения пользователем правонарушения.

XLV. Публикация и экспонирование архивных документов

277. Архив осуществляет подготовку публикаций и экспонирование архивных документов и(или) их копий, в том числе на основании договоров.

278. Публикация архивных документов вне зависимости от ее формы осуществляется в соответствии с рекомендациями уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

279. Экспонируемые архивные документы и(или) их копии вне зависимости от формы публичного представления должны сопровождаться заголовком и датой документа, аннотацией (краткой информацией о документе, включающей в случае необходимости расшифровку (перевод с иностранного языка) текста документа или его части, сведения о рассекречивании или о снятии ограничений на доступ к нему), указанием архивного шифра.

280. Экспонирование музейных предметов, включенных в состав фонда музейных предметов архива, осуществляется с соблюдением законодательства в сфере музеев и Музейного фонда Российской Федерации, а также требований установленных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры.*(58)

XLVI. Организация информационных мероприятий

281. Архив проводит, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, информационные мероприятия: конференции, круглые столы, презентации, экскурсии, лекции, встречи с общественностью, дни открытых дверей, уроки, в том числе на основании договоров.

282. В помещениях архива информационные мероприятия проводятся с учетом ограничений, установленных пунктами 28,30, 42, 46, 47 Правил.

283. Архив осуществляет информирование общественности о своей деятельности и хранящихся архивных документах через средства массовой информации, а также путем размещения сведений, относящихся к его деятельности, в информационно-телекоммуникационных сетях.

XLVII. Работа с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну

284. Руководитель архива или уполномоченное им должностное лицо организует проведение работ с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну (далее — секретные архивные документы), в том числе:

1) осуществление контроля за сроками ограничения доступа к секретным архивным документам;

2) информирование руководителей государственных органов и организаций-фондообразователей или их правопреемников о наличии в архиве, составе и объеме секретных архивных документов с истекшим сроком ограничения доступа, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне;

3) рассекречивание секретных архивных документов в случае делегирования ему таких полномочий фондообразователем или его правопреемником.

285. Рассекречивание архивных документов, в случае наделения архива соответствующими полномочиями, проводится на основании решения комиссии архива по рассекречиванию.

Решение о рассекречивании секретных архивных документов оформляется протоколом заседания комиссии архива по рассекречиванию и вступает в силу после его согласования с государственным органом или организацией, наделившими архив соответствующими полномочиями, утверждения его руководителем архива и внесения изменений в учетную документацию архива в соответствии с главой LIV Правил. Результаты рассекречивания оформляются актом о рассекречивании архивных документов (приложение N 61 к Правилам).

286. Архив обязан предоставлять членам экспертных комиссий и групп, созданных в Межведомственной комиссии по защите государственной тайны*(59), государственных органах и организациях, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, а также членам иных комиссий, полномочных рассекречивать секретные архивные документы ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, секретные архивные документы или их копии, а также необходимую для работы информацию.

287. Архив при обращении пользователя к частично рассекреченному делу предоставляет ему копии документов из этого дела, доступ к которым не ограничен.

XLVIII.  Хранение секретных архивных документов

288. Размещение, хранение, проведение проверки наличия и состояния секретных архивных документов, в том числе ее периодичность, осуществляется архивом с учетом требований законодательства Российской Федерации о государственной тайне*(60).

Частично рассекреченные единицы хранения секретных архивных документов хранятся в соответствии с требованиями, установленные главой LIII Правил.

289. Проставление на первичных средствах хранения и на самих единицах хранения (единицах учета) секретных архивных документов отметок «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности) или «Рассекречено» осуществляется в порядке выполнения служебного задания и только после внесения соответствующих изменений в учетные документы (согласно пункту 296 Правил):

1) по результатам проведения рассекречивания секретных архивных документов в соответствии с пунктами 294-296 Правил — в течение трех месяцев с момента получения архивом решения о рассекречивании секретных архивных документов;

2) при засекречивании — в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

XLIX. Учет секретных архивных документов. Оформление рассекреченных дел

290. Учет секретных архивных документов ведется с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации о государственной тайне*(61).

291. Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения (единицы учета) секретных архивных документов, а также их учетные документы обозначаются отметками «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности), которые являются служебными и не входят в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).

При наличии в одном архивном фонде, описи дел, документов, единице хранения (единице учета) наряду с секретными архивными документами несекретных (рассекреченных) документов, этот архивный фонд, опись дел, документов и единица хранения (единица учета) помечаются в учетных документах отметкой «сч», которая является служебной и не входит в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).

292. При рассекречивании:

1) всех единиц хранения (единиц учета) по секретной описи дел, документов — опись рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без отметки «с», «сс» или «ов». При этом на обложке и титульном листе описи дел, документов отметка «с», «сс» или «ов» зачеркивается, а в правом верхнем углу проставляется отметка «Рассекречено»;

2) части единиц хранения (единиц учета) по секретной описи дел, документов — на рассекреченные архивные документы составляется отдельная опись дел, документов без изменения номеров единиц хранения (единиц учета). Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без отметки «с», «сс» или «ов»;

3) одного и более архивных документов в составе секретной единицы хранения (единицы учета) — единица хранения (единица учета) остается на секретном хранении.

293. Факт рассекречивания архивных документов фиксируется в графе «Примечания» описей дел, документов, оставленных на секретном хранении, отметкой «Рассекречено» напротив заголовков полностью рассекреченных единиц хранения (единиц учета).

Факт частичного рассекречивания архивных документов фиксируется в графе «Примечания» описей дел, документов, оставленных на секретном хранении, отметкой «Частично рассекречено» напротив заголовков частично рассекреченных единиц хранения (единиц учета)

294. Факт рассекречивания архивных документов фиксируется во внутренней описи единицы хранения (единицы учета) дела, а при ее отсутствии — в листе-заверителе с указанием номеров рассекреченных листов.

295. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания архивных документов, проведенного в соответствии с пунктом 294 Правил, вносятся на основании решения Межведомственной комиссии по защите государственной тайны, региональной межведомственной экспертной комиссии, действующей в субъекте Российской Федерации, фондообразователя или его правопреемника, архива (в случае передачи соответствующих полномочий) в течение 30 рабочих дней с даты получения архивом решения о рассекречивании.

После рассекречивания к описям дел, документов открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах фактически учтенных в них единиц хранения (единиц учета).

296. При засекречивании архивных документов на основании решения, принятого в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне, соответствующие изменения вносятся в учетные документы в день поступления решения в архив.

L. Работа с архивными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

297. При организации доступа пользователей к архивным документам, в том числе к электронным архивным документам, архив обязан организовать их рассмотрение на наличие в них сведений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии с перечнем служебной информации ограниченного распространения, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (далее — перечень служебной информации ограниченного распространения), и порядком отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, а также снятия указанного ограничения*(62).

298. Архив ведет учет решений уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства об отнесении хранящихся в архиве документов к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, а также о снятии указанного ограничения.

LI. Хранение архивных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

299. Размещение, хранение, проведение проверки наличия и состояния архивных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется государственным и муниципальным архивом в соответствии с Правилами.

300. Проставление на первичных средствах хранения, в том числе физически обособленных носителей электронных архивных документов, и на самих единицах хранения (единицах учета) архивных документов, отнесенных к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, отметок «дсп» (Для служебного пользования), «дспч» (Для служебного пользования, частично), «Ограничение снято» осуществляется в порядке выполнения служебного задания и только после внесения соответствующих изменений в учетные документы.

301. Изменения в учетные документы в результате отнесения архивных документов к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, или снятия указанного ограничения вносятся на основании письменного решения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства — в течение 30 рабочих дней после получения архивом копии соответствующего письменного решения.

LII. Учет архивных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

302. Единицы хранения (единицы учета) архивных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также учетные документы к ним, в том числе описи дел, обозначаются отметкой, которая является служебной и не входит в архивный шифр единицы хранения (единицы учета):

1) «дсп» — в случае если все документы содержат служебную информацию ограниченного распространения;

2) «дспч» — в случае если отдельные документы содержат служебную информацию ограниченного распространения.

303. Отметка об отнесении архивных документов к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, или снятии такого ограничения проставляется в графе «Примечания»:

1) в описях дел, документов — напротив заголовков единиц хранения (единиц учета);

2) во внутренней описи документов дела — напротив заголовка документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, а при отсутствии внутренней описи единицы хранения (единицы учета) — в листе-заверителе единицы хранения (единицы учета) с указанием номеров листов.

304. При снятии ограничения на доступ к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в отношении:

1) всех единиц хранения (единиц учета) по описи дел, документов — опись учитывается в листе фонда за тем же номером без отметки «дсп». При этом на обложке и титульном листе описи дел, документов отметка «дсп» зачеркивается, а в правом верхнем углу проставляется отметка «Ограничение снято»;

2) части единиц хранения (единиц учета) по описи дел, документов — на архивные документы, ограничение на доступ к которым снято, составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения (единиц учета) в которой остаются прежними. Новая опись дел, документов вместе с архивными документами, с которых снято ограничение на доступ к ним, учитывается в листе фонда за тем же номером, что и опись дел, документов «дспч» без отметки «дспч».

305. Доступ пользователей к архивным документам, в которых содержится информация, указанная в перечне служебной информации ограниченного распространения, приостанавливается на срок, необходимый для рассмотрения таких архивных документов на предмет их отнесения к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, но не более чем на 120 рабочих дней.

306. Доступ пользователей (за исключением лиц, указанных в перечне служебной информации ограниченного распространения) к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, ограничивается архивом со дня внесения соответствующих изменений в учетные документы архива и до отмены такого ограничения в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивном деле.

307. Архив при обращении пользователя к делу, имеющему отметку «дспч», предоставляет ему копии документов из этого дела, доступ к которым не ограничен.

LIII. Электронные архивные документы

308. Архив обеспечивает сохранность, аутентичность, целостность и пригодность*(63) для использования электронных архивных документов, находящихся на хранении.

Обязательным условием хранения электронных архивных документов является наличие в архиве программно-аппаратных средств, позволяющих осуществлять:

проверку аутентичности, целостности и пригодности для использования электронных архивных документов;

проверку физического и технического состояния физически обособленных носителей;

воспроизведение, миграцию и конвертацию электронных архивных документов.

309. Хранение электронных архивных документов осуществляется в информационной системе хранения электронных архивных документов (СХЭД архива) и (или) на физически обособленных носителях.

310. Обеспечение функционирования СХЭД архива осуществляется с использованием информационно-телекоммуникационной инфраструктуры*(64) архива, федеральной или региональной системы хранения данных (центра обработки данных).

СХЭД архива создается, развивается, вводится в эксплуатацию, эксплуатируется и выводится из эксплуатации как государственная*(65) или муниципальная информационная система*(66)

СХЭД архива либо создается архивом самостоятельно, либо используется федеральная (ГИС «Платформа ЦХЭД»)*(67) или региональная государственная информационная система.

311. СХЭД архива обеспечивает:

1) прием электронных архивных документов;

2) хранение электронных архивных документов с обеспечением их сохранности, аутентичности, целостности и пригодности для использования;

3) учет электронных архивных документов, формирование учетных форм и отчетности;

4) использование электронных архивных документов;

5) авторизацию и применение электронной подписи для подтверждения действий в системе*(68);

6) конвертацию, миграцию, резервное копирование электронных архивных документов;

7) защиту информации от несанкционированного доступа, искажения, удаления или блокирования;

8) интеграцию с другими информационными системами для осуществления информационного обмена данными.

312. В архиве для хранения электронных архивных документов на физически обособленных носителях применяются носители однократной записи и многократного считывания, предназначенные для долговременного (свыше 10 лет) хранения.

313. Технические средства хранения электронных архивных документов в архиве устанавливаются и эксплуатируются в помещениях, отвечающих требованиям к помещениям, предназначенным для размещения и эксплуатации систем хранения данных, серверного оборудования*(69).

314. Условия хранения физически обособленных носителей электронных архивных документов определены пунктами 21 и 39 Правил.

315. Первичное средство хранения физически обособленного носителя снабжается ярлыком (вкладышем), оформляемым в соответствии с пунктом 55 Правил, с указанием инвентарного номера носителя по книге учета физически обособленных носителей электронных архивных документов.

316. В архиве плановая (цикличная) проверка наличия и состояния электронных архивных документов проводится:

1) в СХЭД архива — ежегодно в автоматическом режиме с формированием протокола проверки;

2) на физически обособленных носителях — не реже одного раза в 5 лет с фиксацией результатов в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

317. При проверке физико-химического и технического состояния электронных архивных документов определяются:

1) целостность;

2) воспроизводимость;

3) потребность в конвертации в другие форматы;

4) состояние физически обособленного носителя и потребность в миграции на новые носители;

5) отсутствие вредоносных компьютерных программ (программного обеспечения).

318. Архив ведет на бумажном носителе и (или) в электронном виде учет физико-химического и технического состояния физически обособленных носителей электронных архивных документов и технического состояния электронных архивных документов.

319. Архив при устаревании программно-аппаратных средств или физического носителя электронного документа проводит конвертацию и (или) миграцию электронных архивных документов.

320. По завершении конвертации электронных архивных документов их исходные файлы хранятся в СХЭД архива в соответствии со сроками хранения документов.

В архиве конвертация и (или) миграция электронных архивных документов оформляются соответствующими актами (приложения NN 62, 63 к Правилам).

По результатам проведения миграции в книге учета физически обособленных носителей электронных архивных документов (приложение N 38 к Правилам) делается запись о новом носителе. В графе «Примечания» книги учета физически обособленных носителей к записи о носителе, который был заменен, указывается номер нового носителя.

По результатам проведения конвертации в реестры файлов электронных документов включаются строки о новых файлах электронных документов. В графе «Примечания» описи электронных дел, документов и реестра файлов делается отметка о конвертации электронного архивного документа.

321. В случае обнаружения нарушения целостности и (или) ошибок воспроизводимости электронных архивных документов производится их восстановление из резервной копии в СХЭД архива или со второго физически обособленного носителя электронного архивного документа.

322. В случае повреждения, физического износа или технического устаревания физически обособленного носителя электронного архивного документа архив производит запись электронного архивного документа на новый носитель.

Заменяемый носитель подлежит уничтожению после записи электронного архивного документа на новый носитель после проверки результатов миграции. Уничтожение физически обособленного носителя электронного архивного документа производится в присутствии представителя архива. Документ, подтверждающий факт уничтожения физически обособленного носителя, прикладывается к акту о миграции электронных архивных документов.

323. Электронный архивный документ, который не может быть воспроизведен, восстановлен, признается неисправимо поврежденным. Решение о снятии его с учета принимается в соответствии с пунктом 84 Правил.

324. Физически обособленный носитель электронного архивного документа, признанного неисправимо поврежденным, повторно не используется и подлежит уничтожению после снятия с учета электронного архивного документа, записанного на нем.

Уничтожение физически обособленного носителя электронного архивного документа производится в соответствии с пунктом 322 Правил.

Документ, подтверждающий факт уничтожения физически обособленного носителя, прикладывается к акту о выделении к уничтожению электронных архивных документов, не подлежащих хранению.

325. Выдача электронных архивных документов, за исключением выдачи физически обособленных носителей для проведения физико-химической, технической обработки, конвертации и (или) миграции, создания электронного фонда пользования или страхового фонда, производится в соответствии с главой XIII Правил посредством предоставления электронных копий электронных архивных документов.

326. Единицей хранения электронных архивных документов является электронное дело, представляющее собой совокупность электронных архивных документов или один электронный архивный документ.

327. В архиве обязательными учетными документами для электронных архивных документов являются опись электронных дел, документов и реестры файлов электронных документов.

Реестры файлов электронных документов составляются и ведутся в электронном виде (приложения NN 64-68 к Правилам).

Ведение учета электронных архивных документов осуществляется в соответствии с главами XX — XXVI Правил.

328. В целях обеспечения процесса комплектования архива электронными архивными документами между источником комплектования, архивом и иными участниками информационного взаимодействия (при наличии) заключаются соглашения (договоры) об информационном взаимодействии, содержащие требования к взаимодействию сторон (информационно-телекоммуникационные каналы связи, информационные системы передающей и принимающей стороны, между которыми осуществляется интеграция, форматы файлов электронных архивных документов, подлежащих передаче на хранение).

329. Электронные архивные документы, принимаемые на хранение, должны соответствовать следующим форматам:

Документация	Состав файлов	Требования к формату файлов
1	2	3
текстовая, графическая	электронный документ	PDF/A
	приложения к электронному документу (при наличии)	форматы, предназначенные для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов
	электронная(ые) подпись(и) (при наличии)	нормативно установленный формат*(70)
	описание, содержащее регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные)	xml, sgml
аудиовизуальная	электронный документ	в формате записи
	описание, содержащее регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные)	xml, sgml
	файл экземпляра электронного аудиовизуального документа, полученный в результате конвертации (при наличии такого файла)	формат, поддерживаемый СХЭД (иным программным обеспечением, применяемом в архиве) и обеспечивающий минимальные потери качества по сравнению с исходным вариантом
научно-техническая	электронный документ	исходный формат или PDF/A
	файл описания (реквизитная часть) документа	xml, sgml
	электронная (ые) подпись (и) (при наличии)	нормативно установленный формат*(71)
	электронный экземпляр (копия) информационно-удостоверяющего листа (при наличии)	PDF/A

330. В файл описания электронного архивного документа включаются:

1) номер фонда;

2) номер описи;

3) номер единицы хранения;

4) индекс по номенклатуре дел;

5) срок хранения;

6) учетный внутрисистемный номер (UID);

7) автор документа (юридическое или физическое лицо);

8) информация об условиях доступа;

9) наименование вида документа;

10) дата документа;

11) регистрационный номер;

12) заголовок к тексту (содержанию);

13) должность подписанта;

14) фамилия, имя, отчество (при наличии) подписанта;

15) номер сертификата электронной подписи;

16) фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, которому выдан сертификат электронной подписи;

17) срок действия сертификата электронной подписи;

18) данные о наличии\отсутствии приложений, при наличии — количество приложений к документу; данные о каждом приложении (порядковый номер, наименование приложения, состоящее из вида документа и заголовка к тексту документа, иной уточняющей информации; показатель объема приложения);

19) данные о формате и объеме каждого файла, входящего в состав электронного архивного документа (байт);

20) данные о связях электронного архивного документа с другими документами (в том числе их заголовки, даты, регистрационные номера (номер письма, поручения), виды документов);

21) дополнительная неструктурированная информация (примечания).

331. Архив при приеме электронных архивных документов в неупорядоченном состоянии при необходимости обеспечивает их конвертацию в форматы, указанные в пункте 329 Правил.

332. Архив принимает электронные архивные документы:

1) по защищенному каналу связи, исключающему возможность несанкционированного доступа в СХЭД архива;

2) на физически обособленных носителях.

Архив при организации приема электронных архивных документов на физически обособленных носителях осуществляет:

включение электронных архивных документов в СХЭД архива (при наличии);

запись второго экземпляра электронного архивного документа на другой физически обособленный носитель (при отсутствии СХЭД архива).

Электронные архивные документы, включаемые в СХЭД архива, заверяются электронной подписью архива.

Физически обособленный носитель электронных архивных документов, содержащий электронные архивные документы, не заверенные электронной подписью, принимается в архив с удостоверяющим листом (приложение N 69 к Правилам), содержащим для каждого файла электронного архивного документа:

наименование файла;

дату последнего изменения;

объем в байтах, контрольную сумму и алгоритм расчета контрольной суммы файла;

формат файла.

Удостоверяющие листы помещаются в соответствующее дело фонда.

Принятые на хранение физически обособленные носители подлежат учету в книге учета физически обособленных носителей электронных архивных документов (приложение N 38 к Правилам), в которую включаются сведения об инвентарном номере носителя, его наименовании, заводском номере.

333. Архив принимает электронные архивные документы от организаций — источников комплектования в упорядоченном состоянии по описям электронных документов и реестрам файлов электронных документов.

Прием электронных архивных документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение, составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой — у источника комплектования.

334. Архив при приеме электронных архивных документов осуществляет проверку:

1) соответствия поступивших электронных архивных документов описям электронных документов и реестрам файлов электронных документов;

2) целостности файлов электронных архивных документов;

3) отсутствия вредоносных компьютерных программ (программного обеспечения);

4) наличия в метаданных электронных архивных документов сведений о проверке имеющихся электронных подписей электронных архивных документов;

5) действительности электронных подписей уполномоченного лица организации — источника комплектования, сформировавшего и направившего транспортный контейнер электронных архивных документов, описей электронных документов;

6) воспроизводимости файлов электронных архивных документов (выборочно), описей электронных документов и реестров файлов электронных документов.

335. Архив при приеме электронных архивных документов на физически обособленных носителях осуществляет:

1) проверку правильности оформления вкладышей каждого экземпляра носителя электронных архивных документов;

2) проверку правильности оформления удостоверяющих листов (при отсутствии у электронных архивных документов электронных подписей);

3) проверку физико-химического и технического состояния носителей электронных архивных документов;

4) акклиматизацию носителей (при необходимости).

336. Архив при отрицательных результатах хотя бы по одной из указанных в пунктах 334 и 335 Правил проверок и (или) при наличии вредоносных компьютерных программ (программного обеспечения) формирует уведомление об отказе в приеме электронного архивного документа с указанием причины отказа, которое направляется сдатчику.

337. При наличии СХЭД архива в нее включаются метаданные электронных архивных документов.

338. Описательная статья в описи электронных документов должна включать:

номер единицы хранения;

индекс дела, производственный индекс, шифр темы (проекта), учетный номер — (при наличии);

регистрационный номер электронного документа;

заголовок единицы хранения,

дату документа,

объем в байтах;

примечания (для служебных отметок — сведения об условиях доступа к документам единицы хранения (единицы учета) и условиях их использования).

В описи электронных документов по личному составу необходимо указывать сроки хранения внесенных в нее документов.

В описательную статью описи для отдельных видов документов включаются также:

для НТД — регистрационный номер электронного документа в ЕГИСУ НИОКТР (при наличии); сокращенное название организации на год окончания работы по теме (проекту), фамилия и инициалы автора(ов); способ удостоверения;.

для фотодокументов — автор(ы) съемки; дата съемки; цветность; состав текстовой сопроводительной документации; способ удостоверения;

для фонодокументов — создатель записи; выступающий, исполнитель произведения; язык; время звучания; дата и место записи, перезаписи, выпуска; состав текстовой сопроводительной документации; способ удостоверения;

для видеодокументов — автор (ы); язык, год производства; дата (крайние даты) записи; продолжительность записи; цветность; состав текстовой сопроводительной документации; способ удостоверения.

339. Электронные архивные документы предоставляются пользователям в соответствии с разделом XIII Правил в виде электронных копий.

LIV. Возврат архивных документов

340. Архив обязан возвратить:

1) документы личного происхождения, образовавшиеся в процессе деятельности физических лиц и являющиеся при создании их личной (частной) собственностью, из прекращенных уголовных, административных, фильтрационно-проверочных дел — по личному письменному заявлению реабилитированного лица или его наследников;

2) трудовую книжку гражданина — по его личному письменному заявлению или заявлению его представителя;

3) документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, — в соответствии с Федеральным законом от 15 апреля 1998 г. N 64-ФЗ «О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации».

341. Возврат архивных документов оформляется актом об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов и отражается в учетных документах.

Акт (приложение N 52 к Правилам) и другие документы, на основании которых произведен возврат архивных документов, вместе с распиской лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда.

342. С изымаемых архивных документов изготавливаются копии, временно хранящиеся на правах подлинников до возвращения подлинников, которые помещаются в единицу хранения на места изъятых архивных документов, о чем делается отметка в листе-заверителе и описи дел, документов.

Приложение N 1
к Правилам

рекомендуемый образец

Карточка пофондового топографического указателя

(название архива)
Карточка пофондового			Фонд N
топографического указателя			Корпус
Название фонда			Этаж (ярус)
			Архивохранилище
			Помещение

Опись N	Ед.хр. с N по N	Стеллаж N	Шкаф N	Полка N	Примечания
1	2	3	4	5	6

(лицевая сторона)

Формат А5 (148?210) или А6 (148?105)

1	2	3	4	5	6

(оборотная сторона)

Приложение N 2
к Правилам

рекомендуемый образец

Карточка постеллажного топографического указателя

(название архива)
Карточка постеллажного			Корпус
топографического указателя			Этаж (ярус)
			Архивохранилище
Стеллаж N			Помещение

Шкаф N	Полка N	Фонд N	Опись N	Ед.хр. с N по N	Примечания
1	2	3	4	5	6

(лицевая сторона)

Формат А5 (148?210) или А6 (148?105)

1	2	3	4	5	6

(оборотная сторона)

Приложение N 3
к Правилам

рекомендуемый образец

Лист проверки наличия и состояния архивных документов

(название архива)
Лист проверки*(72) * N
Наличия и состояния архивных документов фонда N
	(название фонда)
Проверку проводили

Наличие архивных документов															Состояние архивных документов
Номера описей	Кол-во ед. хр., числящихся по описи	Выявлены технические ошибки						Числится по описи в результате устранения технических ошибок	Номера ед.хр., выданных во временное пользование	Не оказалось в наличии	Имеется в наличии (описанных)	Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных ед.хр.)			номера ед.хр., требующих:					Номера ед.хр. неисправимо поврежденных			Примечания
		литерные номера, не отраженные в итоговой записи		пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи		другие, в результате чего объем									Дезинфекции	Дезинсекции	Реставрации	Переплета или подшивки	Восстановления затухающих текстов
		Неучтенные	Не перечислены, но учтены в объеме	Неучтенные	Не перечислены, но учтены в объеме	Увеличился на	Уменьшился на
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24
Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись																						ед.хр.
												(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
							(подпись)			(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А3 (297?420)

Приложение N 4
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт проверки наличия и состояния архивных документов

				УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
				(наименование должности руководителя)
АКТ
	N			(название архива)
(дата)
проверки наличия и состояния				(подпись)	(расшифровка подписи)
архивных документов
				(дата)

Фонд N
Название фонда
NN описей
Проверка проводилась с		по
Проверкой установлено:
1. Числится по описям		ед.хр.
	(количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи				ед.хр.
	(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи		ед.хр.
	(количество)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи				ед.хр.
	(количество)
б) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи		ед.хр.
	(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на		ед.хр.
	(количество)
уменьшился на		ед.хр.
	(количество)
3. Числится по описям в результате устранения технических ошибок			ед.хр.
	(количество)
4. Не оказалось в наличии		ед.хр.
	(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи)		ед.хр.
	(количество)

из них требующих:
а) дезинфекции		ед.хр.
	(количество)
б) дезинсекции		ед.хр.
	(количество)
в) реставрации		ед.хр.
	(количество)
г) переплета или подшивки		ед.хр.
	(количество)
д) восстановления затухающих текстов		ед.хр.
	(количество)
е) неисправимо поврежденных		ед.хр.
	(количество)
ж)
з)
и)
к)
л)
6. Имеется не включенных в описи		ед.хр.
	(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),
имеющихся в наличии		ед.хр.
	(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.

Проверку производили:
Наименования должностей работников
		(подписи)	(расшифровки подписей)
Заведующий отделом (архивохранилищем)
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 5
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт о технических ошибках в учетных документах

				УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
				(наименование должности руководителя)
АКТ
	N			(название архива)
(дата)
о технических ошибках в				(подпись)	(расшифровка подписи)
учетных документах
				(дата)

Фонд N

Название фонда
В ходе выполнения
	(вид работ)
обнаружены технические ошибки в записях:

Название документа	Существующая запись	Следует записать
1	2	3

В результате количество ед.хр.(ед.уч.) увеличилось/уменьшилось на
		(нужное подчеркнуть)
				ед.хр. (ед.уч.).
(цифрами и прописью)
Примечания:
Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 6
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных

				УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
				(наименование должности руководителя)
АКТ
	N			(название архива)
(дата)
об обнаружении архивных				(подпись)	(расшифровка подписи)
документов, не относящихся
к данному архиву, фонду, неучтенных				(дата)

В ходе
(вид работы)
было обнаружено
(в фонде, в архивохранилище,
рабочем помещении)

N п/п	Заголовок ед. хр., документа	Шифр (если есть)	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж, Мб)	К какому фонду относится (новый шифр)	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено
	(цифрами и прописью)
				ед.хр.
Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
		(подпись)	расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 7
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт о неисправимых повреждениях архивных документов

				УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
				(наименование должности руководителя)
АКТ
	N			(название архива)
(дата)
о неисправимых повреждениях архивных документов				(подпись)	(расшифровка подписи)
				(дата)
Фонд N

В фонде обнаружены единицы хранения (единицы учета), признанные неисправимо поврежденными

N п/п	Номер описи	Номер единицы хранения (единицы учета)	Заголовок поврежден-ной единицы хранения (единицы учета)	Край-ние даты	Количество листов (время звучания, метраж, Мб) для аудиовизуальных документов — единиц хранения (единиц учета)	Сущность и причины повреждения	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8
Итого обнаружено неисправимо поврежденных								.
единиц хранения (единиц учета)					(цифрами и прописью)
Заведующий отделом
			(подпись, расшифровка подписи)
Заведующий архивохранилищем
(подпись, расшифровка подписи)
Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду
Эксперты:
(наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей, дата)
(N и дата приказа руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
			(подпись, расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 8
к Правилам

рекомендуемый образец

Карточка учета необнаруженных архивных документов

(название архива)

Карточка учета необнаруженных		Фонд N
архивных документов

В архивохранилище
	(название архивохранилища)
Название фонда
Дата необнаружения документа

N описи	N ед.хр.	Заголовок ед.хр.	Крайние даты	Кол-во листов (время звучания, метраж, Мб)	Примечания
1	2	3	4	5	6

(лицевая сторона)

Формат А6 (148?105)

Отметка о ходе розыска	Результат розыска

(оборотная сторона)

Приложение N 9
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны

				УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
				(наименование должности руководителя)
АКТ
	N			(название архива)
(дата)
о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны				подпись	(расшифровка подписи)
				дата

Фонд N___________

В результате ________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже архивных документов. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

N п/п	Номер описи	Номер единицы хранения (единицы учета)	Заголовок единицы хранения (единицы учета)	Край-ние даты	Количество листов (время звучания, метраж, Мб) для аудиовизуальных документов — единиц хранения (единиц учета)	Предпола-гаемые причины отсутствия	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого		единиц хранения (единиц учета)
	(цифрами и прописью)
Содержание утраченных архивных документов может быть частично восполнено
следующими единицами хранения (единицами учета):
(номера единиц учета (единиц учета) и их групповые заголовки)
Заведующий отделом
	(подпись, расшифровка подписи)
Заведующий архивохранилищем
	(подпись, расшифровка подписи)
Главный хранитель
	(подпись, расшифровка подписи)
(N и дата приказа руководителя архива о снятии с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
	(подпись, расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 10
к Правилам

рекомендуемый образец

Лист-заверитель дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ____________________________
(номер фонда, номер описи, номер дела)

В деле подшито и пронумеровано					листов
		(цифрами и прописью)
С N		по N		, в том числе
литерные номера листов:
пропущенные номера листов:
+ листов внутренней описи

Особенности физического состояния, формирования и содержания дела	Номера листов
1	2

Наименование должности работника
	(подпись, расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 11
к Правилам

рекомендуемый образец

Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста/носителя

(название архива)
Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста/носителя*(73)
					(нужное подчеркнуть)
Фонд N		Опись N		Ед.хр. N
					(с отметкой о ее принадлежности к уникальным или особо ценным)
Количество листов, крайние даты документов

Индекс группы (подгруппы) дефектов	Признаки повреждения текста/носителя	Номера поврежденных листов ед.хр.	Общее количество поврежденных листов ед.хр.	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

формат А4 (210?297) или А5 (210?148)

Приложение N 12
к Правилам

рекомендуемый образец

Карточка учета технического состояния кинодокумента

(название архива)
Карточка учета технического состояния кинодокумента**(74)
				(N ед.хр.)
Производственный номер
Название
Часть N		, метраж
(негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием цветной или черно-белый,
звуковой или немой)
вид основы
	(нитро- или триацетатная)
тип пленки
	(с указанием отечественная или импортная)
отпечатан с
	(негатива, контратипа и др., дата печати)
проверен
	(наименование вида работ)

Результаты проверки следующие:

Таблица 1

Дата	План	Шаг перфорации	Процент усадки	Дата	План	Шаг перфорации	Процент усадки
1	2	3	4	5	6	7	8

Таблица 2

ПЛОТНОСТИ

Дата	Номер кадра или координаты промеряемого участка	плотности			Дата	Номер кадра или координаты промеряемого участка	плотности
		Ж	П	Г			Ж	П	Г
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 13
к Правилам

рекомендуемый образец

Карточка учета технического состояния фотодокумента

(название архива)
Карточка учета технического состояния фотодокумента
	(N ед.хр.)

Вид фотодокумента
Производственный номер
Дата съемки
Фотографическое качество
Техническое состояние фотослоя
Техническое состояние основы
Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки

Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

(лицевая сторона)

Формат А4 (210?297)

	Вид реставрационно-профилактической обработки

Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

(оборотная сторона)

Приложение N 14
к Правилам

рекомендуемый образец

Карточка учета технического состояния фонодокумента

(название архива)
Карточка учета технического состояния фонодокумента
	(N ед.хр.)

Вид фонодокумента
Производственный номер
Элемент комплекта
	(оригинал, копия)
Дата записи
Дата перезаписи
Название организации, в которой произведена запись
Носитель записи
Скорость записи
Время звучания
Паспорт технического состояния граммофонного оригинала

Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

(лицевая сторона)

Формат А4 (210?297)

Дата проверки	Характеристика качества звучания	Характеристика физико-механического состояния носителя записи	Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки	Вид реставрационно-профилактической обработки	Подпись
1	2	3	4	5	6

(оборотная сторона)

Приложение N 15
к Правилам

рекомендуемый образец

Карточка учета технического состояния видеодокумента

(название архива)
Карточка учета технического состояния видеодокумента
	(N ед.хр.)

Заголовок видеодокумента
Дата записи		Формат записи
Дата перезаписи		Вариант
Название организации, в которой		Производственный номер
произведена запись		Автор
		Режиссер
Всего рулонов		Цветность
Рулон N		Общий хронометраж
Тип ленты		Хронометраж рулона

(лицевая сторона)

формат А4 (210?297)

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ВИДЕОДОКУМЕНТА

Результаты проверок
1. Состояние магнитного носителя
2. Уровень видеосигнала
3. Уровень звукового сигнала
4. Наличие выпадения строк
5. Состояние механизма видеокассеты
6. Общая оценка технического состояния видеодокумента
Наименование должности
работника	(подпись, расшифровка подписи)
Дата проверки

(оборотная сторона)

Приложение N 16
к Правилам

рекомендуемый образец

Карточка учета технического состояния носителя электронного архивного документа

(название архива)
Карточка учета технического состояния
носителя электронного архивного документа

Носитель:

Инв.N	Тип носителя	Производитель	Серийный номер*(75)	Объем	Дата производства	Дата поступления

Сведения о содержащейся на носителе информации:

N	Фонд	Опись	Единицы хранения (с N по N)	Крайние даты	Статус экз.	Дата записи	Кем произведена запись (организация, исполнитель)
1	2	3	4	5	6	7	8

N п/п	Дата	Результаты периодической проверки	Наименование должности работника, Ф.И.О.	Примечания
1	2	3	7	8

Миграция с носителя произведена:
(N и дата акта)
Носитель уничтожен:
(N и дата акта)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 17
к Правилам

рекомендуемый образец

Заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов

		РАЗРЕШАЮ
(название архива)		выдачу документов
Заказ (требование)		(наименование должности)
на выдачу архивных документов, копий фонда пользования,
описей дел, документов		(подпись)	(расшифровка подписи)
		(дата)

(фамилия, инициалы)
(тема исследования)

N фонда	N описи	N ед.хр.	Заголовок ед.хр.	Количество листов (время звучания, метраж, Мб)	Расписка пользователя в получении, дата	Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователем, дата
1	2	3	4	5	6	7

(лицевая сторона)

Формат А5 (148?210)

1	2	3	4	5	6	7

(подпись пользователя)	(расшифровка подписи)
(дата)

(оборотная сторона)

Приложение N 18
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт о выдаче архивных документов во временное пользование

(название архива)
(почтовый адрес)
АКТ
	N
(дата)
о выдаче архивных документов
во временное пользование
(наименование организации)
(почтовый адрес)

Основание
Цель выдачи документов
Выдаются следующие ед.хр. из фонда N
	(название)

N п/п	Опись N	Ед.хр. N	Заголовок ед. хр.	Количество листов (время звучания, метраж, Мб)	Примечания
1	2	3	4	5	6

Всего выдается		(		)	ед. хр.
(общим количеством листов, временем звучания, метражом, Мб (цифрами и прописью)
на срок

Документы выданы в упорядоченном состоянии.

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.

Получатель предупрежден об ответственности за утрату или повреждение выданных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный в акте срок.

Документы выдал:
Наименование должности работника архива
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Наименование должности руководителя архива
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)	печать архива
Документы принял:
Наименование должности работника организации-получателя
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Наименование должности руководителя организации-получателя
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)	печать организации-получателя
Документы сдал:
Наименование должности работника организации-получателя
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Наименование должности руководителя организации-получателя
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)	печать организации-получателя
Документы принял:
Наименование должности работника архива
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Наименование должности руководителя архива
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)	печать архива

Формат А4 (210?297)

Приложение N 19
к Правилам

рекомендуемый образец

Книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища

(название архива)

КНИГА ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩА

Начата
Окончена

Титульный лист книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища

N пп	Дата выдачи	Фонд N	Опись N	Ед.хр N	Кому выдано	Расписка в получении	Расписка в возвращении	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Формат А4 (210?297)

Приложение N 20
к Правилам

рекомендуемый образец

Карта-заместитель

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕД.ХР.     ВЫДАНО
Фонд N	Опись N	Ед.хр. N	Кому	Дата выдачи	Подпись	Дата возврата	Подпись
1	2	3	4	5	6	7	8

Формат А4 (210?297)

Приложение N 21
к Правилам

рекомендуемый образец

Лист использования архивных документов

(название архива)
Лист использования архивных документов

Фонд N		Опись N		Дело N

Дата исполь-зования	Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	NN использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело
1	2	3	4	5

Формат А4 (210?297)

Приложение N 22
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт приема-передачи страховых копий на специальное хранение

УТВЕРЖДАЮ			УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности			(наименование должности
руководителя организации-сдатчика)			руководителя организации-приемщика)
(подпись)	(расшифровка подписи)		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)	место для печати		(дата)	место для печати

АКТ*(76) *
	N
(дата)
приема-передачи страховых копий
на специальное хранение

		сдал,
(название организации-сдатчика)
а		принял
(название организации-приемщика)
(основание передачи)

N пп	NN описей страхового фонда	Количество экземпляров описей	Количество передаваемых ед.уч. (ед.хр.) страхового фонда*(77) **	Количество кадров, метров, времени звучания	Количество описей особо ценных документов	Количество актов технического состояния	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого принято		ед.уч. (ед.хр.) страхового фонда.
	(цифрами и прописью)
		кадров, метров, времени звучания.
	(цифрами и прописью)
		описей страхового фонда.
	(цифрами и прописью)
		описей особо ценных документов.
	(цифрами и прописью)
		актов технического состояния.
	(цифрами и прописью)

Передачу произвели:
Наименование должности работника организации-сдатчика
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Прием произвели:
Наименование должности работника организации-приемщика
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника организации-приемщика
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника организации-сдатчика
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 23
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт страховой оценки архивных документов

				УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
				(наименование должности руководителя)
АКТ
	N			(название архива)
(дата)
страховой оценки				(подпись)	(расшифровка подписи)
архивных документов
				(дата)

Комиссия		(протокол от		N		)
	(название архива)
провела страховую оценку
	(количество архивных документов)
предоставляемых
(цель предоставления документов,
название и место проведения выставки,
осуществления реставрационных работ)
в соответствии с
(название договора или соглашения)
Страховая оценка проводилась на основании

Комиссия установила следующую страховую оценку представленных документов:

N пп	Описание документа	Поисковые данные	Категория ценности	Страховая оценка	Состояние сохранности
1	2	3	4	5	6

Всего:		архивных документов на		листах,
	(цифрами и прописью)
на общую сумму страховой оценки
		(цифрами и прописью)

Председатель комиссии Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)
Секретарь комиссии Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 24
к Правилам

рекомендуемый образец

Книга учета поступлений документов

N п/п	Дата поступ-ления	Наименование организации, (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы	Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы	Название фонда (при нефондовой организации хранения графа не заполняется)	Годы докумен-тов	Количество единиц хранения (единиц учета) или неописанных документов (листов, Мб)	Краткая характеристика состояния	Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого поступило за		год		единиц хранения (документов, листов)
			(цифрами и прописью)
В том числе	(при нефондовой организации хранения в графе указывается диапазон присвоенных номеров (с N____ по N____):
Наименование должности работника
	(подпись, расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 25
к Правилам

рекомендуемый образец

Список фондов

Номер фонда	Дата первого поступления	Название фонда	Отметка о выбытии	Примечания
1	2	3	4	5

Итого на 01.01.20_ … ________________________________________ фондов

(цифрами и прописью)

в том числе поступило за ……… г. ____________________________________ фондов

(цифрами и прописью)

выбыло за ……… г. ________________________________________________ фондов

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника
	(подпись, расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 26
к Правилам

рекомендуемый образец

Лист фонда

ЛИСТ ФОНДА
Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
1	2

Дата первого поступления фонда	Местонахождение фонда (название архива)	N фонда
		Прежний N фонда
1	2	3

Учет неописанных документов

Дата записи	Поступление		Выбытие		Наличие (остаток) ед.хр. (документов, листов, Мб)
	Наименование, N, дата документа	Кол-во ед.хр. (документов, листов, Мб)	Наименование, N, дата документа	Кол-во ед.хр. (документов, листов, Мб)
1	2	3	4	5	6

Учет описанных документов

Дата записи	Поступление				Выбытие			Наличие (остаток) ед.хр.
	N описи	Год(ы)	Название описи или аннотация (краткая характеристика документов)	Кол-во ед.хр. (Мб)	N описи	Наименование, N, дата документа	Кол-во ед.хр. (Мб)	По данной описи	По фонду в целом
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Формат А4 (210?297)

Приложение N 27
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись дел, документов постоянного хранения

				УТВЕРЖДАЮ
ФОНД N
ОПИСЬ N				(наименование должности руководителя)
				(название архива)
(название описи)
за		год(ы)		(подпись)	(расшифровка подписи)
				(дата)

N п/п	Индекс дела	Заголовок единицы хранения (тома, части)	Крайние даты документов	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

В опись внесено
	(цифрами и прописью)
			дел.
С N		по N	, в том числе
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи
	(подпись)	(расшифровка подписи)
Заведующий отделом (архивохранилищем)
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

	УТВЕРЖДЕНА экспертно-проверочной комиссией
	(наименование уполномоченного органа
	исполнительной власти субъекта
	Российской Федерации в области архивного дела,
	федерального государственного архива, научной организации
	(Протокол от		N		)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 28
к Правилам

рекомендуемый образец

Реестр описей дел, документов

N п/п	N фонда	N описи	Название описи	Количество ед.хр.		Крайние даты	Кол-во экз.*(78) *	Примечания
				всего	в т.ч. по л.с.
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого на 01.01. 20___				описей, из них*(79) **
управленческой документации				описей
	(цифрами и прописью)
документов личного происхождения				описей
	(цифрами и прописью)
научно-технической документации				описей
	(цифрами и прописью)
видеодокументов				описей
	(цифрами и прописью)
кинодокументов				описей
	(цифрами и прописью)
фонодокументов				описей
	(цифрами и прописью)
фотодокументов				описей
	(цифрами и прописью)
электронных документов				описей
	(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило в		г.		описей
	(цифрами и прописью)
выбыло в		г.		описей
	(цифрами и прописью)

Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 29
к Правилам

рекомендуемый образец

Внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись документов дела N

N п/п	Регистрационный N документа	Дата	Заголовок документа	NN листов дела	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого		документов.
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи			лл.
	(цифрами и прописью)

Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 30
к Правилам

рекомендуемый образец

Внутренняя опись документов единицы хранения научно-технической документации

N

N п/п	Обозначение (индекс) документа	Наименование документа	NN листов ед.хр.	Формат	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого		документов.
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи			лл.
	(цифрами и прописью)

Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 31
к Правилам

рекомендуемый образец

Внутренняя опись фотоальбома

Внутренняя опись фотоальбома N

N п/п	Заголовок документа	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки	Номера листов фотоальбома	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Итого		документов.
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи			лл.
	(цифрами и прописью)

Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 32
к Правилам

рекомендуемый образец

Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и (или) драгоценные камни

N пп	Дата записи	N фонда	N описи	N дела	Заголовок дела	Описание оформления дела, предмета	Материал	Размер (вес)	Физическая сохранность	Подпись	Примечания*(80) *
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Итого				дел.
	(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 33
к Правилам

рекомендуемый образец

Инвентарная книга учета единиц хранения, содержащих государственные награды и документы к ним

N пп	Дата записи	N фонда	N описи	N ед.хр.	Заголовок ед.хр.	Название награды	Материал	Размер (мм), вес (г) (фактический)	Физическая сохранность,	Наличие средства хранения	Документы к награде	Подпись	Примечания*(81) *
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Итого				ед.хр.
	(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 34

к Правилам

рекомендуемый образец

Опись страхового фонда на рулонной пленке

N п/п (номер ед.хр.*(82) **)	Дата копиро-вания	Коли-чество кадров в ед.хр. страхового фонда	Количество дел, включенных в ед.хр. страхового фонда	Сведения о делах, входящих в ед.хр. страхового фонда				Приме-чания
				NN фондов	NN описей	NN дел (ед.хр.)	Кол-во кадров (по каждому делу отдельно)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого по описи		ед. хр.
	(цифрами и прописью)
Страхового фонда на		дел.
	(цифрами и прописью)

Наименование должности составителя описи
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 35
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись страхового фонда на микрофишах

N пп (номер ед.уч.)	N поступления в книге учета поступлений	N фонда	N описи	N ед. хр.	Количество ед.хр. (микрофиш) страхового фонда	Количество кадров в ед.уч. страхового фонда	Дата копирования	Приме-чания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого по описи		ед. уч. (отснятых дел)
	(цифрами и прописью)
		ед.хр. (микрофиш)
	(цифрами и прописью)

Наименование должности составителя описи
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 36
к Правилам

рекомендуемый образец

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах

N п/п	Дата поступ-ления	Наименование, N, дата документа, по которому приняты копии	Дата копиро-вания	NN фондов	NN описей	Количество дел, включенных в заказ	Количество ед.хр. (микрофиш) страхового фонда	Фонд пользования		Примечания
								Кол-во позитивов	Кол-во диазокопий
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Всего поступило за				год						ед.уч. (отснятых дел)*(83) *
				(цифрами и прописью)
									ед.хр. (микрофиш) страхового фонда
			(цифрами и прописью)
									ед.хр. (микрофиш) фонда пользования
			(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
				(подпись)			(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 37
к Правилам

рекомендуемый образец

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке

N пп (номер ед. хр.*(84) *)	Дата поступ-ления	Наименование, N, дата документа, по которому приняты копии	Дата копиро-вания	NN фондов	NN описей	Количество дел, включенных в ед.хр. страхового фонда	Страховой фонд (коли-чество рулонов)	Фонд пользования			Примеча-ния
								Количество
								Рулонов мкф 3-го поколения	Рулонов мкф 2-го поколения	Экземп-ляров
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Всего поступило за		год		ед. хр. страхового фонда
			(цифрами и прописью)
			(цифрами и прописью)	ед. хр. фонда пользования
на				дел.
			(цифрами и прописью)

Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 38
к Правилам

рекомендуемый образец

Книга учета физически обособленных носителей электронных архивных документов

N п/п	Инвентарный N	Наименование (тип) носителя	Заводской N*(85)	Фонд N	Опись N	Единицы хранения (с N по N)	Дата записи	Подпись работника, осуществившего запись (прием)	Место хранения	Примечания
1	2	3		4	5	6	7	8	9	10

Итого на 01.01.20__				носителей.
			(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило в		г.		носителей.
			(цифрами и прописью)
выбыло в		г.		носителей.
			(цифрами и прописью)

Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 39
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись единиц хранения научно-технической документации

				УТВЕРЖДАЮ
ФОНД N
ОПИСЬ N				(наименование должности руководителя)
				(название архива)
(название описи)
за		год(ы)		(подпись)	(расшифровка подписи)
				(дата)

N п/п	Производственный индекс, шифр темы (проекта)	Заголовок единицы хранения (тома, части)	Сокращенное название организации (разработчика) на год окончания работы по теме (проекту), фамилия и инициалы автора(ов)	Крайние даты документов/год окончания разработки	Кол-во листов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

В опись внесено
	(цифрами и прописью)
					ед.хр.
С N		по N		, в том числе
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи
	(подпись)	(расшифровка подписи)
Заведующий отделом (архивохранилищем)
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

	УТВЕРЖДЕНА экспертно-проверочной комиссией
	(наименование уполномоченного органа
	исполнительной власти субъекта
	Российской Федерации в области архивного дела,
	федерального государственного архива, научной организации
	(Протокол от		N		)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 40
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись кинодокументов

			УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N
			(наименование должности руководителя)
(название описи)			(название архива)
	год(ы)
			(подпись)	(расшифровка подписи)
			(дата)

N ед. уч.	N ед.хр.	Производственный индекс, учетный номер	Заголовок единицы учета	Автор(ы)	Год производства	Вариант (немой, звуковой, ч/б, цв., формат, язык)	Количество частей	Общее количество ед.хр.	Количество ед.хр./метраж								Состав текстовой сопроводи-тельной документации	При-мечания
									Негатив	Дубль-негатив	Фоно-грамма (негатив)	Фонограмма магнитная (основная, совмещенная)	Промежу-точный позитив	Позитив	Магнитная ш/муз.	Устано-вочные ролики и цветовые паспорта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19

В данный раздел описи внесено					ед. уч.		ед.хр.
			(цифрами и прописью)			(цифрами и прописью)
С N		по N		, в том числе: литерные номера:		,
пропущенные номера					и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Заведующий отделом (архивохранилищем)
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
(наименование уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области архивного дела,
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от		N		)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 41
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись фотодокументов

			УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N
			(наименование должности руководителя)
			(название архива)
(название описи)
	год(ы)
			(подпись)	(расшифровка подписи)
			(дата)

N ед.хр.*(86) *	Производственный N	Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)	Автор(ы) съемки	Дата съемки	Место съемки	Вид носителя	Вид оригинала документа (негатив, позитив, дубль негатив, фотоотпечаток)	Формат (размер)	Цветность	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

В данный раздел описи внесено						ед.хр.
			(цифрами и прописью)
С N		по N		, в том числе: литерные номера:		,
пропущенные номера					и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Заведующий отделом (архивохранилищем)
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
(наименование уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области архивного дела,
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от		N		)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 42
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись фотоальбомов

			УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N
			(наименование должности руководителя)
			(название архива)
(название описи)
	год(ы)
			(подпись)	(расшифровка подписи)
			(дата)

N ед.хр.	Заголовок (название) альбома	Автор(ы) съемки	Крайние даты фотоотпечатков	Место съемки	Количество фотоотпечатков	Состав текстовой сопроводительной документации	Внешние особенности	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи внесено						ед.хр.
			(цифрами и прописью)
С N		по N		, в том числе: литерные номера:		,
пропущенные номера					и текстовая сопроводительная документация к ним.
						фотоотпечатков.
(цифрами и прописью)

Наименование должности составителя описи
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Заведующий отделом (архивохранилищем)
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
(наименование уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области архивного дела,
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от		N		)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 43
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись фонодокументов магнитной записи

			УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N
			(наименование должности руководителя)
			(название архива)
(название описи)
	год(ы)
			(подпись)	(расшифровка подписи)
			(дата)

N ед.уч.	N ед.хр.	Индекс, производ-ственный номер	Заголовок документа (с указанием языка)	Автор(ы)	Испол-нитель произведения	Время звучания	Дата и место записи, перезаписи, выпуска	Скорость звучания	Количество ед.хр./ метраж		Дата поступ-ления	Архивный шифр и дата создания копии	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
									Оригинал	Копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

В данный раздел описи внесено				ед. уч.		ед.хр.
			(цифрами и прописью)		(цифрами и прописью)
С N		по N		, в том числе: литерные номера:		,
пропущенные номера

Наименование должности составителя описи
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Заведующий отделом (архивохранилищем)
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
(наименование уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области архивного дела,
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от		N		)

Формат А4 (210?297) или А3 (297?420)

Приложение N 44
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись фонодокументов граммофонной записи (грампластинок)

			УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N
			(наименование должности руководителя)
			(название архива)
(название описи)
	год(ы)
			(подпись)	(расшифровка подписи)
			(дата)

N ед.уч.	N стороны (единицы хранения)*(87) *	Индекс, производ-ственный номер	Заголовок документа (с указанием языка)	Автор(ы)	Испол-нитель произве-дения	Время звучания	Дата и место записи, перезаписи, выпуска	Порядковый N, размер, скорость записи	Количество ед.хр.		Дата поступ-ления	Архивный шифр и дата создания копии	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
									Грам-оригинал	Грам-пластинка
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

В данный раздел описи внесено				ед.уч.		ед.хр.
			(цифрами и прописью)		(цифрами и прописью)
С N		по N		, в том числе: литерные номера:		,
пропущенные номера

Наименование должности составителя описи
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Заведующий отделом (архивохранилищем)
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
(наименование уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области архивного дела,
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от		N		)

Формат А4 (210?297) или А3 (297?420)

Приложение N 45
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись видеодокументов

			УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N
			(наименование должности руководителя)
			(название архива)
(название описи)
	год(ы)
			(подпись)	(расшифровка подписи)
			(дата)

N ед.уч.	N ед.хр.	Индекс, производ-ственный номер	Загол-овок доку-мента	Автор(ы)	Цветность	Язык	Год производства	Хрономет-раж видео-записи	Тип видео-носителя и формат записи	Количество ед.хр./метраж (Мб)			Состав текстовой сопроводи-тельной документации	Примечания
										Ори-гинал	Копия	Просмот-ровая копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

В данный раздел описи внесено					ед. уч.		ед.хр.
			(цифрами и прописью)			(цифрами и прописью)
С N		по N		, в том числе: литерные номера:		,
пропущенные номера					и текстовая сопроводительная документация к ним.

Формат А4 (210?297

Приложение N 46
к Правилам

рекомендуемый образец

Лист учета аудиовизуальных (кино-, фото-, видео-) документов

ЛИСТ УЧЕТА
	(наименование вида кино-, фото-, видеодокументов)

Дата записи	Поступление				Выбытие				Наличие (остаток)
	Номер описи	Наименование, номер, дата документа	Количество		Номер описи	Наименование, номер, дата документа	Количество		Количество
			Ед.уч.	Ед.хр.
									По данной описи		По виду в целом
							Ед.уч.	Ед.хр
									Ед.уч.	Ед.хр.	Описей	Ед.уч.	Ед.хр.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Формат А4 (210?297)

Приложение N 47
к Правилам

рекомендуемый образец

Лист учета аудиовизуальных (фоно) документов

ЛИСТ УЧЕТА
	(наименование вида фонодокументов)

Дата записи	Поступление					Выбытие					Наличие (остаток)
	Номер описи	Наиме-нова-ние, номер, дата доку-мента	Количество			Номер описи	Наиме-нование, номер, дата доку-мента	Количество			Количество
			Ед.уч.	Ед.хр.
											По данной описи			По виду в целом
								Ед.уч.	Ед.хр.
				Оригиналов	Копий						Ед.уч.	Ед.хр.		Описей	Ед.уч.	Ед.хр.
									Оригиналов	Копий
												Оригиналов	Копий			Оригиналов	Копий
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18

Формат А4 (210?297)

Приложение N 48
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт приема-передачи архивных документов на хранение

УТВЕРЖДАЮ			УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности руководителя			(наименование должности руководителя
организации, передающей документы)			(название архива)
(подпись, расшифровка подписи)			(подпись, расшифровка подписи)
(дата)	печать		(дата)	печать
АКТ
	N
(дата)
приема-передачи архивных документов на хранение

(основание передачи)
(наименование передаваемого фонда)
			сдал, а
(наименование организации, передающей документы)
(наименование организации, принимающей документы)
принимает на хранение документы за		(годы)
и справочно-поисковые средства к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество единиц хранения (единиц учета)	Примечания
1	2	3	4	5

Итого принято
единиц хранения (единиц учета)		(цифрами и прописью)
Передачу произвели				Прием произвели
(должность)	(подпись, расшифровка подписи)		(должность)	(подпись, расшифровка подписи)
(дата)			(дата)
Фонду присвоен N
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
	(подпись, расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 49
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт приема на хранение архивных документов личного происхождения

				УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
				(наименование должности руководителя)
АКТ
	N			(название архива)
(дата)
				подпись	(расшифровка подписи)
приема на хранение архивных документов личного происхождения				дата

На основании решения Экспертно-проверочной комиссии
(протокол от		N
и договора от		N
					сдал, а
(фамилия, имя, отчество (при наличии) собственника (владельца)
архив принял документы
		(общая характеристика документов)
в количестве		единиц хранения (единиц учета) (условных)				документов
(листов, Мб) по описи
Фонду присвоен N

Собственник (владелец)
(нужное подчеркнуть)	(подпись, расшифровка подписи)
Наименование должности работника
(подпись, расшифровка подписи)

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены
Наименование должности работника
	(подпись, расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 50
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

				УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
				(наименование должности руководителя)
АКТ
	N			(название архива)
(дата)
				подпись	(расшифровка подписи)
о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению				дата

К уничтожению отобраны документы фонда N
	(название фонда)
На основании
	(ссылки на нормативно-методические документы
для проведения экспертизы)

N п/п	Названия групп документов	Крайние даты	Номера описей	Номера единиц хранения (единиц учета) по описям	Количество единиц хранения (единиц учета)	Приме-чания
1	2	3	4	5	6	7

Итого		единиц хранения (единиц учета) за		год(ы)
	(цифрами и прописью)
Количество единиц хранения (единиц учета), крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся на хранении_____________________________________________
Заведующий отделом (архивохранилищем)
		(подпись, расшифровка подписи)
Наименование должности работника
________________ (подпись, расшифровка подписи)
(дата)

УТВЕРЖДЕНО
экспертно-проверочной комиссией
(наименование уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области архивного дела,
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от		N		)

Документы сданы
	(название организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной		N
	(дата)
Наименование должности работника
(подпись, расшифровка подписи)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
	(подпись, расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 51
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт возврата собственнику или владельцу документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации

				УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
				(наименование должности руководителя)
АКТ
	N			(название архива)
(дата)
возврата собственнику или				(подпись)	(расшифровка подписи)
владельцу документов,
не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации				(дата)

На основании решения ЭПК (протокол от		N		)
после проведения экспертизы ценности документов
(собственник или владелец — источник поступления)
выделены для возврата собственнику или владельцу указанные ниже документы:
(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата собственнику или владельцу)
Всего:		ед.хр.		документов (листов).

Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)
Документы получены Собственник или владелец
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 52
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов

				УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
				(наименование должности руководителя)
АКТ
	N			(название архива)
(дата)
об изъятии подлинных единиц				(подпись)	(расшифровка подписи)
хранения, архивных документов
				(дата)

В результате
на основании
изъято из фонда N
	(название фонда)
и передано		(расписка прилагается).
	(Ф.И.О. лица, должность, организация)

N описи	N ед.хр.	Заголовок ед.хр.	Номера изъятых лл.	Название изъятого документа
1	2	3	4	5

Итого изъято				ед.хр., архивных документов
	(цифрами и прописью)
на				листах.
	(цифрами и прописью)
Взамен изъятых ед.хр., архивных документов в фонд, дело включены/не включены их копии
			(нужное подчеркнуть)
на				листах.
	(цифрами и прописью)
Заведующий архивохранилищем
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Заведующий отделом
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Главный хранитель
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 53
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов

				УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
				(наименование должности руководителя)
АКТ				(название архива)
	N
(дата)				(подпись)	(расшифровка подписи)
о разделении, объединении дел
(единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых				(дата)
архивных документов
(нужное подчеркнуть)
				Фонд N

Название фонда
В ходе
(указать вид работы)
Произведено разделение, объединение дел (ед.хр. (ед.уч.), включение в дело новых архивных документов
	(нужное подчеркнуть)

N пп	N описи	N дела	Заголовок дела	Количество листов, время звучания, метраж, Мб.	Новые шифры дела	Новое количество листов, время звучания, метраж, Мб.	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

В результате количество дел фонда (ед.хр. (ед. уч.) увеличилось/уменьшилось на
			(нужное подчеркнуть)
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 54
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт описания архивных документов, переработки описей

				УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
				(наименование должности руководителя)
АКТ				(название архива)
	N
(дата)				(подпись)	(расшифровка подписи)
описания архивных документов,
переработки описей				(дата)
(нужное подчеркнуть)

Фонд N
(название фонда)
По состоянию на				в фонде N		по учетным
		(дата начала работы)
данным числилось				описей,		ед.хр.,
		архивных документов,			листов россыпи за		годы.
Для работы получено: по описи N						ед.хр.
неописанных		ед.хр.,		архивных документов		листов.
В результате					произошли следующие изменения:
	(наименование работы)
— выделено не подлежащих хранению					ед. хр. (док-ов, лл.)
— возвращено собственнику или владельцу					ед. хр. (док-ов, лл.)
— передано в научно-справочную библиотеку					ед. хр.
— передано в другие фонды архива					ед. хр. (док-ов, лл.)
— передано в другие архивы					ед. хр. (док-ов, лл.)
— объединено с другими ед.хр.					ед. хр.
— сформировано из россыпи					ед. хр.
— поступило из других фондов архива					ед. хр. (док-ов, лл.)
— включена пересоставленная опись					ед. хр.
—
—
—
Вновь составлены описи N					на		ед.хр.
По состоянию на					в фонде N
		(дата завершения работы)
числится			описей,		ед.хр. за		годы.

Проведены следующие виды работ:
	(перечисляются проделанные виды работ)

Составлено для именного каталога		описаний.
для систематического каталога		описаний.
для базы данных		описаний.
К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат:
(перечислить какой именно)

Работу выполнили:
Наименование должностей работников
	(подписи)	(расшифровки подписей)
Работу принял:
Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Описания для БД/каталога принял
(нужное подчеркнуть)
Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 55
к Правилам

рекомендуемый образец

Лист учета и описания уникального документа

Регистрационный номер
Дата включения документа в Государственный реестр
1. Описание документа
Название (заголовок) документа
Самоназвание документа
Вид документа
Автор документа
Дата (время создания) документа
Век
Ориентировочная дата
Язык документа
Аннотация
Историческая справка
Наличие драгоценных металлов и камней
Палеографические особенности
Печати
Художественные особенности оформления документа
Собственность
2. Физическое состояние документа
Материальный носитель
Размеры
Объем
Физическое состояние
Сведения о реставрации
3. Место хранения документа
Место хранения документа
Адрес места хранения документа
Архивный шифр: фонд N		, оп. N		, ед.хр. N		, ед.уч. N		лл.
4. Служебная информация
Кем предоставлен документ
Протокол ЭПК от					N
Протокол ЦЭПК Росархива от					N

Формат А4 (210?297)

Приложение N 56
к Правилам

рекомендуемый образец

Список фондов, содержащих особо ценные документы

N пп	N фонда	Название фонда	NN описей, в которых содержатся особо ценные документы	Примечания
1	2	3	4	5

Итого на 01.01.20__				фондов.
	(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 57
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись особо ценных дел, документов

	УТВЕРЖДАЮ
	(наименование должности руководителя)
	(название архива)
	(подпись)	(расшифровка подписи)
	(дата)

N пп	N фонда	N описи	N ед. хр.	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов	N ед. уч.*(88) * (ед. хр.) страхового фонда	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого по описи		ед.хр.

Наименование должности составителя описи
	(подпись)	(расшифровка подписи)
Заведующий отделом (архивохранилищем)
	(подпись)	(расшифровка подписи)

УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
(наименование уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области архивного дела,
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от		N		)

Из		ед.хр. скопировано		ед.хр.*(89) **
Наименование должности работника, внесшего изменения в опись
			(подпись, дата)	(расшифровка подписи)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 58
к Правилам

рекомендуемый образец

Реестр описей особо ценных дел, документов

N пп	N фонда	N описи	Количество ед.хр.	Количество экземпляров	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого на 01.01.20__				описей
			(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило в		г.		описей
			(цифрами и прописью)
выбыло в		г.		описей
			(цифрами и прописью)

Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 59
к Правилам

рекомендуемый образец

Список организаций — источников комплектования архива

УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности руководителя)
(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)	место для печати

СПИСОК
организаций — источников комплектования архива

N п/п	Индекс организа-ции	Наименование организации	Форма собственности (федеральная, государствен-ная субъекта Российской Федерации, муниципальная, частная)	Форма приема документов (полная — 1, выборочная повидовая — 2.1, выборочная групповая — 2.2)	Прием научно-технических документов, аудиовизуаль-ных документов	Примечания (включение, исключение — решение ЭПК, дата и номер протокола; соглашение, договор, их даты и номера)
1	2	3	4	5	6	7

Итого на 01.01.20__
Всего организаций в списке

В т.ч. по видам собственности:
государственная, в т.ч. по формам приема	1 2.1 2.2
муниципальная
частная

Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

СОГЛАСОВАНО
экспертно-проверочной комиссией
(наименование архивного органа, архива)
(Протокол от		N		)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 60
к Правилам

рекомендуемый образец

Архивная справка

(название архива)
		Адресат
(почтовый адрес, индекс)
(телефон, факс)
(адрес электронной почты)

Архивная справка
		N
(дата)
На N		от

Основание:

Наименование должности уполномоченного лица
	(подпись, расшифровка подписи)
(дата)
	печать

Формат А4 (210?297)

Приложение N 61
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт о рассекречивании архивных документов

					УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
					(наименование должности руководителя)
АКТ
			N			(название архива)
(дата)
о рассекречивании					(подпись)	(расшифровка подписи)
архивных документов
					(дата)
					Фонд N
Комиссия
		(название комиссии)
(протокол от				N		) рассекретила документы фонда N
(название фонда)
N п/п	N описи	Количество рассекреченных ед.хр.		Номера ед.хр. рассекреченных полностью*(90) *	Номера ед.хр., рассекреченных частично, с указанием номеров листов нерассекреченных документов	Примечания
		Полностью	Частично
1	2	3	4	5	6	7

Итого рассекречено		ед. хр. (полностью)
	(цифрами и прописью)
за
	(хронологические рамки документов)
	ед. хр. (частично) за
(цифрами и прописью)		(хронологические рамки документов)

Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)

Принято на открытое хранение		ед. хр.
	(цифрами и прописью)
в
	(хранилище)

Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 62
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт о миграции электронных документов

				УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
АКТ				(наименование должности руководителя)
	N
(дата)				(название архива)
о миграции электронных архивных документов
				(подпись)	(расшифровка подписи)
				(дата)

В связи с		была произведена
	(указать причину, N акта проверки технического состояния)
миграция электронных документов с носителя
		(инвентарный номер носителя)
в СХЭД/на носитель
	(инвентарный номер носителя)

В ходе миграции были перемещены документы:

N п/п	N фонда	N описи	Ед. хр. с N по N	Количество файлов	Примечание

Наименование должности работника, осуществившего миграцию
	(подпись)	(расшифровка подписи)

Наименование должности работника, осуществившего проверку качества миграции
	(подпись)	(расшифровка подписи)

Заведующий отделом (архивохранилищем)
	(подпись)	(расшифровка подписи)

Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Реестр файлов, подвергшихся миграции

Архивный шифр	Заголовок к тексту, дата и регистрационный номер документа	Исходное наименование файла электронного документа	Исходные дата и время последнего изменения файла электронного документа	Исходная контрольная сумма (хеш — сумма) файла электронного документа	Исходный объем (в байтах) файла электронного документа	Наименование файла электронного документа	Дата и время последнего изменения файла электронного документа	Контрольная сумма (хеш — сумма) файла электронного документа	Объем (в байтах) файла электронного документа
1	2	3	4	5	6	8	9	10	11

Приложение N 63
к Правилам

рекомендуемый образец

Акт конвертации электронных архивных документов

				УТВЕРЖДАЮ
(название архива)
АКТ				(наименование должности руководителя)
	N
(дата)				(название архива)
о миграции электронных архивных документов
				(подпись)	(расшифровка подписи)
				(дата)

В связи с невозможностью воспроизведения, использования электронных архивных документов в форматах, в которых они были приняты на
архивное хранение,		была произведена конвертация:
	дата или период времени

Архивный шифр	Заголовок к тексту, дата и регистрационный номер документа	Исходное наименование файла электронного документа	Исходные дата и время последнего изменения файла электронного документа	Исходная контрольная сумма (хеш — сумма) файла электронного документа	Исходный объем (в байтах) файла электронного документа	Исходный формат файла электронного документа.	Наименование файла электронного документа	Дата и время последнего изменения файла электронного документа	Контрольная сумма (хеш — сумма) файла электронного документа	Объем (в байтах) файла электронного документа	Формат файла электрон-ного документа.	ФИО работника, выполнившего конвертацию
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Исходные файлы электронных архивных документов сохранены.

		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)
Наименование должности работника
		(подпись)	(расшифровка подписи)
(дата)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 64
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись электронных дел, документов

ФОНД N				УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N
электронных дел, документов				(наименование должности руководителя)
за		год(ы)		(название архива)
				(подпись)	(расшифровка подписи)
				(дата)

N п/п	Индекс дела	Заголовок электронного дела	Крайние даты документов	Количество документов/файлов	Примечания
1	2	3	4	5	6

В опись внесено	______________________________________________________________________________________________
	(цифрами и прописью)
__________________________________________________________________________________________________				ед.хр.
С N	__________________________________	по N	________________________________________________	, в том числе
литерные номера:
пропущенные номера:
К описи составлен реестр электронных документов и файлов.
Наименование должности составителя описи	___________			_____________________________________________________
	(подпись)			(расшифровка подписи)
Заведующий отделом (архивохранилищем)	___________			_____________________________________________________
	(подпись)			(расшифровка подписи)
______________________
(дата)

УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
(наименование уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области архивного дела,
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от		N		)

Формат А4 (210?297)

Приложение к описи N ____
электронных дел, документов за _____ год

Реестр электронных документов и файлов

N дела по описи	N документа п/п	Регистрационный номер электронного документа	Вид и заголовок электронного документа	Дата документа	N файла п/п	Наименование файла	Дата и время последнего изменения файла	Объем файла (в байтах)	Формат файла	Объем электронного документа в байтах (общий)	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Итого		(		) документов,
	(количество документов цифрами)		(количество документов прописью)
		(		) файлов объемом		байт.
	(количество файлов цифрами)		(количество файлов прописью)

Приложение N 65
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись единиц хранения электронной научно-технической документации

ФОНД N				УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N
единиц хранения электронной научно-технической документации				(наименование должности руководителя)
за		год(ы)		(название архива)
				(подпись)	(расшифровка подписи)
				(дата)

N п/п	Учетный номер электронного документа	Рег. N работы гражданского назначения в ЕГИСУ НИОКТР	Производственный индекс, шифр темы (проекта)	Заголовок ед.хр.	Сокращенное название организации разработчика на год окончания работы по теме (проекту), фамилия и инициалы автора(ов)	Способ удостоверения (ЭП/УЛ/отсутствует)	Крайние даты документов/год окончания разработки	Количество документов/файлов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
В опись внесено			____________________________________________________________________________________________
			(цифрами и прописью)
_________________________________________________________________________________________________										ед.хр.
С N	_________________________________				по N	_______________________________________________			, в том числе
литерные номера:
пропущенные номера:
К описи составлен реестр электронных документов и файлов.
Наименование должности составителя описи					___________	________________________________________________________
					(подпись)	(расшифровка подписи)
Заведующий отделом (архивохранилищем)					___________	________________________________________________________
					(подпись)	(расшифровка подписи)
_____________________
(дата)

УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
(наименование уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области архивного дела,
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от		N		)

Формат А4 (210?297)

Приложение к описи N ____
единиц хранения электронной
научно-технической документации
за _____ год

Реестр электронных документов и файлов

N ед.хр. по описи	N документа п/п	Учетный номер электронного документа	Вид и заголовок электронного документа	Дата документа	N файла п/п	Наименование файла	Дата и время последнего изменения файла	Объем (в байтах)	Формат файла	Объем в байтах (общий)	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Итого		(		) документов,
	(количество документов цифрами)		(количество документов прописью)
		(		) файлов объемом		байт.
	(количество файлов цифрами)		(количество файлов прописью)

Формат А4 (210?297)

Приложение N 66
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись электронных видеодокументов

Фонд N				УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N
электронных видеодокументов				(наименование должности руководителя)
за		год(ы)		(название архива)
				(подпись)	(расшифровка подписи)
				(дата)

N п/п	Индекс, производственный номер (учетный N в организации)	Заголовок документа	Автор(ы)	Язык	Год производства, дата (крайние даты) записи	Продолжительность записи	Цветность	Размер изображения	Количество и состав экземпляров	Состав текстовой сопроводительной документации	Способ удостоверения (ЭП/УЛ/отсутствует)	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

В опись внесено	_____________________________________________________________________________________________
	(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________________________				ед.хр.
С N	________________________________	по N	________________________________________________	, в том числе
литерные номера:
пропущенные номера:
К описи составлен реестр электронных документов и файлов.
Наименование должности составителя описи	__________			_________________________________________________________
	(подпись)			(расшифровка подписи)
Заведующий отделом (архивохранилищем)	____________			_________________________________________________________
	(подпись)			(расшифровка подписи)
______________________
(дата)

УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
(наименование уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области архивного дела,
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от		N		)

Формат А4 (210?297)

Приложение к описи N ____
электронных видеодокументов
за _____ год

Реестр электронных документов и файлов

N ед.хр. по описи	N документа п/п	N файла п/п	Наименование файла	Дата и время последнего изменения файла	Объем (в байтах)	Формат файла	Алгоритм расчета/хеш-сумма	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого		(		) документов,
	(количество документов цифрами)		(количество документов прописью)
		(		) файлов объемом		байт.
	(количество файлов цифрами)		(количество файлов прописью)
	(количество документов цифрами и прописью)		(количество файлов цифрами и прописью)		(цифрами)

Приложение N 67
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись электронных фонодокументов

Фонд N				УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N
электронных фонодокументов				(наименование должности руководителя)
за		год(ы)		(название архива)
				(подпись)	(расшифровка подписи)
				(дата)

N п/п	Индекс, производственный номер (учетный N в организации)	Заголовок документа	Создатель записи	Выступающий, исполнитель произведения	Язык	Время звучания	Дата и место записи, перезаписи, выпуска	Состав текстовой сопроводительной документации	Количество и состав экземпляров	Способ удостоверения (ЭП/УЛ/отсутствует)	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

В опись внесено	_____________________________________________________________________________________________
	(цифрами и прописью)
__________________________________________________________________________________________________				ед.хр.
С N	_________________________________	по N	________________________________________________	, в том числе
литерные номера:
пропущенные номера:
К описи составлен реестр электронных документов и файлов.
Наименование должности составителя описи	___________			_________________________________________________________
	(подпись)			(расшифровка подписи)
Заведующий отделом (архивохранилищем)	____________			________________________________________________________
	(подпись)			(расшифровка подписи)
_____________________
(дата)

УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
(наименование уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области архивного дела,
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от		N		)

Формат А4 (210?297)

Приложение к описи N ____
электронных фонодокументов
за _____ год

Реестр электронных документов и файлов

N ед.хр. по описи	N документа п/п	N файла п/п	Наименование файла	Дата и время последнего изменения файла	Объем (в байтах)	Формат файла	Алгоритм расчета/хеш-сумма	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого		(		) документов,
	(количество документов цифрами)		(количество документов прописью)
		(		) файлов объемом		байт.
	(количество файлов цифрами)		(количество файлов прописью)

Приложение N 68
к Правилам

рекомендуемый образец

Опись электронных фотодокументов

Фонд N				УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N
электронных фотодокументов				(наименование должности руководителя)
за		год(ы)		(название архива)
				(подпись)	(расшифровка подписи)
				(дата)

N п/п	Индекс, производственный номер (учетный N в организации)	Заголовок (аннотация) документа , альбома, подборки	Автор(ы) съемки	Дата съемки	Место съемки	Цветность	Размер изображения	Состав текстовой сопроводительной документации	Способ удостоверения (ЭП/УЛ/отсутствует)	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

В опись внесено	_____________________________________________________________________________________________
	(цифрами и прописью)
_________________________________________________________________________________________________				ед.хр.
С N	_________________________________	по N	________________________________________________	, в том числе
литерные номера:
пропущенные номера:
К описи составлен реестр электронных документов и файлов.
Наименование должности составителя описи	___________			_________________________________________________________
	(подпись)			(расшифровка подписи)
Заведующий отделом (архивохранилищем)	___________			________________________________________________________
	(подпись)			(расшифровка подписи)
(дата)

УТВЕРЖДЕНА
экспертно-проверочной комиссией
(наименование уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в области архивного дела,
федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от		N		)

Формат А4 (210?297)

Приложение к описи N ____
электронных фотодокументов
за _____ год

Реестр электронных документов и файлов

N ед.хр. по описи	N документа п/п	N файла п/п	Наименование файла	Дата и время последнего изменения файла	Объем (в байтах)	Формат файла	Алгоритм расчета/хеш-сумма	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого		(		) документов,
	(количество документов цифрами)		(количество документов прописью)
		(		) файлов объемом		байт.
	(количество файлов цифрами)		(количество файлов прописью)

Приложение N 69
к Правилам

рекомендуемый образец

Удостоверяющий лист физически обособленного носителя

Наименование организации

N фонда
N описи

Инвентарный N носителя ______________ (в организации, при наличии) ________________ (в архиве)

На ________________(тип носителя) записаны следующие электронные дела (ед. хр.)*(91)*:

Архивный шифр	Заголовок электронного дела (ед. хр.)	Количество документов /файлов	Объем в байтах	Алгоритм расчета	Хеш-сумма
1	2	3	4	5	6

Информацию на носитель записал (фондосдатчик):

Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)

Информацию на носителе проверил (специалист архива):

Наименование должности работника
	(подпись)	(расшифровка подписи)

Формат А4 (210?297

——————————————-

*(1) Часть 4.1 статьи 6 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(2) Приказ Минкультуры России от 23.07.2020 N 827 «Об утверждении Единых правил организации комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций» (далее — приказ N 827) (зарегистрирован Минюстом России 05.11.2020, регистрационный N 60748), с изменениями, внесенными приказами Минкультуры России от 24.11.2020 N 1503 (зарегистрирован Минюстом России 03.12.2020, регистрационный N 61251), от 26.08.2021 N 1414 (зарегистрировано Минюстом России 14.03.2022, регистрационный N 67715), от 12.03.2024 N 440 (зарегистрирован Минюстом России 02.07.2024, регистрационный N 78728), от 29.08.2024 N 1648 (зарегистрирован Минюстом России 30.08.2024, регистрационный N 79346).

*(3) Пункт 5.2.23 Положения о Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 02.06.2008 N 418.

*(4) Часть 1 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(5) Глава 2 Федерального закона от 30.12.2009 N 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений», Градостроительный кодекс Российской Федерации.

*(6) Часть 1 статьи 15 Федерального закона N 125-Ф.

*(7) Части 1 и 2 статьи 15 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(8) Федеральный закон от 21.12.1994 N 69-ФЗ «О пожарной безопасности».

*(9) Постановление Правительства Российской Федерации от 25.03.2015 N 272 «Об утверждении требований к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, и форм паспортов безопасности таких мест и объектов (территорий)».

*(10) СанПиН 1.2.3685-21 «Гигиенические нормативы и требования к обеспечению безопасности и (или) безвредности для человека факторов среды обитания», утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 28 января 2021 N 2 (зарегистрирован Минюстом России 29 января 2021 г., регистрационный N 62296).

*(11) Статья 5 Федерального закона от 26.05.1996 N 54-ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации»; статья 15 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ «О библиотечном деле»; подпункт 5.2.11(2) Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 20.07.2011 N 590 (далее — Положение о Минкультуры России); приказ N 827; приказ Министерства культуры Российской Федерации от 15.01.2019 N 17 «Об утверждении Положения о Музейном фонде Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 17.04.2019, регистрационный N 54410), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 15.04.2024 N 688 (зарегистрирован Минюстом России 26.04.2024, регистрационный N 78024).

*(12) Части 2-4 статьи 14 Федерального закона N 125-ФЗ; статья 298 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая); часть 2 статьи 25 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях».

*(13) Подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

*(14) Часть 1 статьи 57 Гражданско-процессуального кодекса Российской Федерации; пункт 19 статьи 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации; часть 4 статьи 66 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее — АПК); статья 63 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации (далее — КАС); пункт 2 части 2 статьи 25.8 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП); пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации».

*(15) Часть 1 статьи 57 ГПК; пункт 19 статьи 5 УПК; часть 4 статьи 66 АПК; статья 63 КАС; пункт 2 части 2 статьи 25.8 КоАП; пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона N 2202-1.

*(16) Части 2-4 статьи 14 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(17) Закон Российской Федерации от 15.04.1993 N 4804-1 «О вывозе и ввозе культурных ценностей».

*(18) Таможенный кодекс Евразийского экономического союза (приложение N 1 к Договору о Таможенном кодексе Евразийского экономического союза).

*(19) Подпункт 12 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

*(20) Приказы Росархива от 13.06.2018 N 61 «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018, регистрационный N 51793), с изменениями, внесенными приказом Росархива от 23.11.2023 N 128 (зарегистрирован Минюстом России 07.02.2024, регистрационный N 77174) (далее — приказ Росархива N 61); от 13.06.2018 N 62 «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива» (зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018, регистрационный N 51795), с изменениями, внесенными приказом Росархива от 23.11.2023 N 129 (зарегистрирован Минюстом России 07.02.2024, регистрационный N 77175) (далее — приказ Росархива N 62); от 13.06.2018 N 63 «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела» (зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018, регистрационный N 51794), с изменениями, внесенными приказами Росархива от 23.11.2023 N 130 (зарегистрирован Минюстом России 07.02.2024, регистрационный N 77176), от 23.10.2024 N 120 (зарегистрирован Минюстом России 18.11.2024, регистрационный N 80213) (далее — приказ Росархива N 63).

*(21) Часть 2 статьи 14 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(22) Пункт не распространяется на государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации.

*(23) Часть 4 статьи 17 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(24) Части 5, 7 статьи 24 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(25) Статья 35.7 Закона Российской Федерации от 15.04.1993 N 4804-1 «О вывозе и ввозе культурных ценностей»; статья 929 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть вторая).

*(26) Часть 1 статьи 19 Федерального закона N 125-ФЗ; подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

*(27) Единые правила организации комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций, утвержденные приказом N 827; Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Минкультуры России от 08.10.2012 N 1077 (зарегистрирован Минюстом России 14.05.2013, регистрационный N 28390), с изменениями, внесенными приказом Минкультуры России от 02.02.2017 N 115 (зарегистрирован Минюстом России 02.03.2017, регистрационный N 45827).

*(28) Приказ Минкультуры России от 01.12.2017 N 2012 «Об утверждении Положения о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 08.11.2018, регистрационный N 52642).

*(29) Пункт 215 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (зарегистрирован Минюстом России 06.09.2023, регистрационный N 75119).

*(30) Часть 2 статьи 21 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(31) Часть 2 статьи 20 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(32) Пункт 8.2 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденного приказом Росархива N 62.

*(33) Пункт 8.2 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, утвержденного приказом Росархива N 63.

*(34) Пункт 8.2 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива N 61.

*(35) Часть 6 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(36) Статья 3, часть 1 статьи 6 Федерального закона N 125-ФЗ, за исключением обязательных экземпляров аудиовизуальных документов, поступивших в архив в соответствии с Федеральным законом от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (далее — Федеральный закон N 77-ФЗ).

*(37) Статья 21.1 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(38) Части 4, 4.1 статьи 6 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(39) Приказ Росархива N 63, приказ Росархива N 62, приказ Росархива 61.

*(40) Приказ N 827.

*(41) Статья 22 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(42) Часть 2 статьи 18 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(43) Части 8, 10 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(44) Статья 12 Федерального закона N 77-ФЗ.

*(45) Приказ Росархива от 11.04.2018 N 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» (зарегистрирован Минюстом России 15.06.2018, регистрационный N 51357); приказ Росархива от 25.02.2019 N 31 «Об утверждении Примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа» (зарегистрирован Минюстом России 24.06.2019, регистрационный N 55005), с изменениями, внесенными приказом Росархива от 23.11.2023 N 131 (зарегистрирован Минюстом России 07.02.2024, регистрационный N 77177).

*(46) Статья 26 часть 3.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; часть 8 статьи 6.13 Федерального закона от 17.07.1999 N 178-ФЗ «О государственной социальной помощи», пункт 97 постановления Правительства Российской Федерации от 29.12.2023 N 2386 «О государственной информационной системе «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере».

*(47) Часть 5 статьи 14 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(48) Часть 3 статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ.

*(49) Статья 15 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 «О государственной тайне» (далее — Закон «О государственной тайне»).

*(50) Часть 5 статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ; пункты 4.1.2, 4.1.10, 4.1.14, 4.1.15 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива N 143. (зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017 , регистрационный N 48765) (далее — приказ Росархива N 143).

*(51) Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».

*(52) Глава 10 Гражданского кодекса Российской; Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-1.

*(53) Приказ Росархива N 143.

*(54) Часть 2 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ; подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

*(55) Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1, Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233; часть 2 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ; подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

*(56) Приказ Росархива N 143.

*(57) Пункт 2.2 приказа Росархива N 143.

*(58) Приказ N 827.

*(59) Пункт 6 структуры Межведомственной комиссии по защите государственной тайны, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 26 февраля 2009 г. N 228 «Вопросы межведомственной комиссии по защите государственной тайны».

*(60) Закон «О государственной тайне».

*(61) Закон «О государственной тайне»

*(62) Приказ Росархива от 20.03.2025 N 38 «Об утверждении порядка отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, а также снятия указанного ограничения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 29.04.2025, регистрационный N 82018) .

*(63) Пункт 5.2.2 «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы».

*(64) Пункт 3 постановления Правительства Российской Федерации от 01.07.2024 N 900 «О порядке учета ИТ-активов, используемых для осуществления деятельности по цифровой трансформации системы государственного (муниципального) управления».

*(65) Статьи 13, 14 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее — Федеральный закон N 149-ФЗ); постановление Правительства Российской Федерации от 06.07.2015 N 676 «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации»; приказ ФСТЭК России от 11.04.2025 N 117 «Об утверждении Требований о защите информации, содержащейся в государственных информационных системах, иных информационных системах государственных органов, государственных унитарных предприятий, государственных учреждений» (зарегистрирован Минюстом России 16.06.2025, регистрационный N 82619).

*(66) Статьи 13, 14 Федерального закона N 149-ФЗ; статья 12 Федерального закона от 28 декабря 2010 г. N 390-ФЗ «О безопасности».

*(67) Пункт 1 Положения о государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов», утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 02.03.2022 N 279.

*(68) Статья 3 Федерального закона от 06.04. 2011. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

*(69) «СП 541.1325800.2024. Свод правил. Здания и сооружения центров обработки данных. Правила проектирования», утвержденные приказом Минстроя России от 23.12.2024 N 898/пр.

*(70) Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 14.09.2020 N 472 «Об утверждении формата электронной подписи, обязательного для реализации всеми средствами электронной подписи» (зарегистрирован Минюстом России 29.10.2020, регистрационный N 60631) (далее — приказ N 472).

*(71) Приказ N 472.

*(72) При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и электронных документов вносятся соответствующие уточнения.

*(73) Для документов, имеющих повреждения текста и повреждения носителя, составляются отдельные карточки

*(74) * Дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.

*(75) * При наличии.

*(76) Акт составляется отдельно на каждый вид носителя.

*(77) Понятия единица учета и единица хранения для копий страхового фонда на рулонной пленке идентичны. Для копий страхового фонда на микрофишах указываются количество единиц учета (соответствует количеству отснятых дел) и количество ед.хр. (микрофиш).

*(78) Раздельно указывается количество бумажных и электронных экземпляров (Б и ЭД).

*(79) При отсутствии указанного вида документов графы не включаются в итоговую запись.

*(80) При наличии акта государственной инспекции пробирного надзора его дата и N указываются в примечании.

*(81) При наличии акта государственной инспекции пробирного надзора его дата и N указываются в примечании.

*(82) Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.

*(83) Количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.

*(84) Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.

*(85) Только для учета физически обособленных носителей электронных архивных документов

*(86) Для диафильмов в графе 1 указывается также номер единицы учета, например: 1/1, ?, 1/3, где 1 — номер единицы учета, 1,2,3 — номера единиц хранения.

*(87) Номер единицы хранения фонодокумента граммофонной записи (грампластинки) состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1 — 1, 1 — 2. Для односторонних грампластинок указывается только номер ед.хр., например, 1-0.

*(88) Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

*(89) Запись с нарастающим итогом составляется после каждого копирования.

*(90) Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.

*(91) Для аудиовизуальных документов — единицы учета.